會(huì )議活動(dòng)方案如何寫(xiě)
會(huì )議活動(dòng)方案如何寫(xiě)?下面就由小編給大家講講吧，希望對大家有幫助。
一.會(huì )前籌劃
▲確定會(huì )議主題→確定議事日程→確定參會(huì )人選
▲會(huì )前通知：通知參會(huì )人員
方式：電話(huà)通知或書(shū)面通知
內容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員范圍、會(huì )議內容、會(huì )期、報到地點(diǎn)、要求(筆記等)
注意：通知后需落實(shí)有關(guān)負責人是否收到，并及時(shí)記錄
→確定最后參會(huì )人員
統計制作參會(huì )人員名單，包括參會(huì )人員所屬區域、姓名、性別、職務(wù)，并最后按照其職務(wù)統計分類(lèi);
統計交通路線(xiàn)，到達時(shí)間，飛機或火車(chē)，安排接送.詳細寫(xiě)清楚參會(huì )人員所屬區域、姓名、性別、職務(wù)、電話(huà);
▲聯(lián)系酒店：聯(lián)系房間
預定房間(數量、類(lèi)型、時(shí)間、價(jià)格)
→聯(lián)系會(huì )議室
會(huì )議廳(容量、時(shí)間、設備、價(jià)格)
→餐飲安排
是否需要在會(huì )議時(shí)準備茶點(diǎn)，是否需要在會(huì )后安排一個(gè)宴會(huì )，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌
▲會(huì )議準備材料：
1、領(lǐng)導講話(huà)稿;
2、發(fā)放資料：會(huì )議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿(不做保密的可以為與會(huì )代表每人一份)、其他文件、房卡等;
3、會(huì )議設備：電腦、投影儀、激光筆、話(huà)筒、錄音錄像設備;
▲場(chǎng)地布置：
1、會(huì )議橫幅
2、主席臺的安排：誰(shuí)?幾個(gè)人?怎樣安排?是否需要銘牌?位置如何安排、會(huì )場(chǎng)的衛生、椅子、凳子、是否夠用?怎樣安排?是多個(gè)分店(部門(mén))的.來(lái)的，除主管和中層外，其他要分區坐(座)，一個(gè)團隊一個(gè)區域。
3、燈光、音響、話(huà)筒、空調、現場(chǎng)調試的人員，會(huì )場(chǎng)都要作好安排!(設備最好準備2套以上)
4、如果發(fā)放獎品：要提前準備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面(但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放)。準備的禮儀人員是否設置好上臺的時(shí)間、路線(xiàn)、方式?穿戴是否整齊、符合要求?會(huì )前是否進(jìn)行過(guò)演練?
5、非常重要的會(huì )議，請速記員。
6、國際性會(huì )議，準備同音翻譯。
▲支出預算：文件資料、路費、房間、餐飲、會(huì )議場(chǎng)地租借、相關(guān)設備及現場(chǎng)布置都需要花錢(qián)，大概多少費用也要在方案結尾概算一下。
二、會(huì )中安排
設立簽到處：參會(huì )人員統一簽到，領(lǐng)取房卡，發(fā)放資料袋，說(shuō)明注意事項(比如手機、著(zhù)裝)，咨詢(xún)返程時(shí)間及交通路線(xiàn)，統計并通知安排;
餐飲問(wèn)題：選擇對應的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去?吃什么?不吃什么?在哪里?
注意事項：
1、空調的溫度問(wèn)題(作為主導會(huì )議方必須全程關(guān)注，溫度是否過(guò)高、過(guò)低)，會(huì )場(chǎng)的空調在冬天合適，是否在夏季可以?(如果在高樓層，因為溫度會(huì )往上走，導致原空調失效)，這些必須在會(huì )議前進(jìn)行安排，可以提前進(jìn)行降溫或升溫!
2、燈光音響效果：
3、會(huì )議中途休息：放音樂(lè )，
a、播放時(shí)要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂(lè )，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場(chǎng)景的歌曲
b、聲音一定不能太吵，因為開(kāi)會(huì )大腦都容易類(lèi)，在下一節會(huì )議時(shí)會(huì )產(chǎn)生疲勞感
c、在快開(kāi)始前1-2分鐘關(guān)掉音樂(lè )，一般這是大家入座的通知，這時(shí)主持人要上臺組織大家入座。
d、確保條幅、話(huà)筒、投影儀、電腦、桌簽、咖啡杯、茶水等正常
e、確定會(huì )議記錄人員、話(huà)筒接遞員、會(huì )議攝像者等;
三.會(huì )后收尾
▲退房：結賬，收回房卡安置好不能及時(shí)離開(kāi)的與會(huì )者。
▲送站：根據返程時(shí)間，統籌規劃，送參會(huì )人員
▲會(huì )議照片：如有人需要，抽時(shí)間拷給他們，會(huì )后郵件發(fā)送很不方便
▲收拾：會(huì )議物品，避免忙中出錯，遺漏東西
▲整理會(huì )議記錄，總結為會(huì )議紀要
▲進(jìn)行會(huì )議總結，分析不足之處，保留不錯環(huán)節
會(huì )議指南：
1、會(huì )議背景及目的、會(huì )議主題及議題、參辦單位、
2、參會(huì )嘉賓名單(姓名及職務(wù))
3、會(huì )議日程安排(時(shí)間、地點(diǎn)、)
4、安排(集合時(shí)間、地點(diǎn)，負責人，備用品，目的地，餐飲)
5、會(huì )議須知(所需證件、會(huì )議要求、注意事項)
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