如何策劃大型會(huì )議活動(dòng)方案
如何策劃大型會(huì )議活動(dòng)方案?下面就由CN人才網(wǎng)小編給大家講講吧，希望大家喜歡。
任何會(huì )議管理都可分為五大步驟：會(huì )前準備、會(huì )議開(kāi)始、會(huì )議進(jìn)行，會(huì )議總結以及跟蹤執行。常言道，會(huì )務(wù)管理是核心，活動(dòng)管理是目標。因此，要想成功舉辦一場(chǎng)大型的會(huì )議活動(dòng)，前期的會(huì )議策劃是關(guān)鍵。
所謂會(huì )議策劃，它是一種資源的整合與配置過(guò)程，都是在控制會(huì )議風(fēng)險的基礎上，使會(huì )議效果最佳。要想會(huì )議開(kāi)得好，風(fēng)險控制早做到。大凡一場(chǎng)會(huì )議活動(dòng)最可能出現的失誤，在不同的會(huì )議階段有不同的表現。比如：
1、會(huì )前準備：會(huì )議主題和日程及任務(wù)分配不明確，參會(huì )人員毫無(wú)針對性，參會(huì )人員也準備得不充分。
2、會(huì )議開(kāi)始：會(huì )議程序太過(guò)繁復冗長(cháng)，主持人能力有限，主題變動(dòng)隨意，而且參會(huì )人員的層次參差不齊。
3、會(huì )議進(jìn)行：會(huì )議討論消極沉悶，甚至超出議題范圍，會(huì )議過(guò)程拖沓，常常表現為議而不決。
4、會(huì )議總結：會(huì )議效果不明顯，工作安排沒(méi)有針對性，也沒(méi)有條理清晰的'會(huì )議總結。
5、跟蹤執行：經(jīng)常是那完那了，根本沒(méi)有及時(shí)有效的后續工作跟進(jìn)和信息反饋。
會(huì )議本身是一個(gè)很重要的管理工具和手段，通過(guò)會(huì )議策劃，可以很好地對會(huì )議中的各個(gè)細節嚴格把關(guān)。猶如項目管理一樣，需要進(jìn)行不斷地監控、不斷地調整、不斷地跟進(jìn)，以確保項目及時(shí)、出色地完成。比如會(huì )議準備方面的策劃，涉及到會(huì )議目標的設立、與會(huì )者的選擇、會(huì )議時(shí)間的選擇、會(huì )議地點(diǎn)的選擇、會(huì )議議程的擬定、會(huì )議通知的派發(fā)等等。
不僅如此，會(huì )場(chǎng)布置檢查的重點(diǎn)、預訂會(huì )議地點(diǎn)的重點(diǎn)考慮項目、簽訂書(shū)面合同時(shí)的注意事項、烘托良好的會(huì )議氛圍的技巧、會(huì )務(wù)管理人員分組、與會(huì )人員分組需注意的事項、會(huì )議證件的制作、會(huì )議紀念品、獎品的制備、會(huì )議名冊的編制、開(kāi)會(huì )前24小時(shí)的驗收項目、開(kāi)會(huì )前12小時(shí)的檢查工作細則，以及會(huì )務(wù)物品準備的名細等等，都非常重要。
大型會(huì )議活動(dòng)策劃方案范本
活動(dòng)主題：
主標題：“中國人口健康援助工程”系列活動(dòng)
副標題：《擁抱健康時(shí)代》專(zhuān)題講座暨“援助工程”啟動(dòng)儀式
橫幅：了百姓心愿圓人類(lèi)夢(mèng)想
關(guān)愛(ài)時(shí)時(shí)有援助處處在
為天下家庭減輕負擔讓天下百姓快樂(lè )健康
活動(dòng)宗旨：
為天下家庭減輕負擔，讓天下百姓快樂(lè )健康。
活動(dòng)目的：
讓各級計生與衛生系統充分了解“中國人口健康援助工程”，了解其獨特的宣導和服務(wù)，以消除百姓對“援助工程”的陌生感及對高昂醫療費的恐懼心理。樹(shù)立“關(guān)愛(ài)時(shí)時(shí)有，援助處處在”的服務(wù)人口健康事業(yè)的品牌形象，從而促進(jìn)“援助工程”的全面推進(jìn)。
活動(dòng)目標：
1、參會(huì )人數：200人(綜合考慮到活動(dòng)的整體效果、費用支出、到會(huì )人數、現場(chǎng)氣氛營(yíng)造等因素，限200人規模較為理想)。
2、預期收獲：參與的單位和個(gè)人乘興而來(lái)，滿(mǎn)意而歸。
3、塑造形象：以各項產(chǎn)品和服務(wù)讓受益百姓記住“援助工程”，并樹(shù)立強勢品牌形象。
4、傳播品牌：形成一套成熟的品牌傳播方案，以不斷優(yōu)化復制。
為了控制風(fēng)險和提升會(huì )議效果，我又對會(huì )議流程、現場(chǎng)管理及會(huì )場(chǎng)布置等做了精確設計，精確到從現在起的每人、每天、每事，甚至精確到會(huì )議當中的每人、每事、每分鐘。如：
時(shí)間 事項
07：00 盤(pán)點(diǎn)清查各種物品的準備情況。
07：10 確定能夠到會(huì )的嘉賓，并建立與會(huì )代表數據庫、打印表格。
07：20 相關(guān)人員帶齊各種物品從組委會(huì )出發(fā)。
07：50 到達會(huì )場(chǎng)，開(kāi)始會(huì )場(chǎng)外的布置。
08：30 開(kāi)始會(huì )場(chǎng)內的布置，調試各種設備及網(wǎng)絡(luò )。
09：10 會(huì )場(chǎng)布置完成，相關(guān)人員待命。
09：20 與會(huì )代表開(kāi)始在會(huì )場(chǎng)門(mén)口聚集，等待入場(chǎng)。
09：30 開(kāi)始入場(chǎng)，禮儀、檢票、護衛、主持、與會(huì )代表、專(zhuān)家、領(lǐng)導等就位。
09：50 播放視頻
09：55-10：00 幕后音
10：00-10：05 開(kāi)場(chǎng)白
10：05-10：07 護衛領(lǐng)導一入場(chǎng)，播放“拉德茨基進(jìn)行曲”
10：07-10：20 領(lǐng)導一講話(huà)
10：20 鮮花
10：20-10：22 護衛領(lǐng)導一退場(chǎng)播放“退場(chǎng)音樂(lè )”
10：22-10：25 主持
10：25-10：27 護衛領(lǐng)導二入場(chǎng)播放“拉德茨基進(jìn)行曲”
10：27-10：35 領(lǐng)導二講話(huà)
10：35 鮮花
10：35-10：37 護衛領(lǐng)導二退場(chǎng)播放“退場(chǎng)音樂(lè )”
10：37-11：10 專(zhuān)家演講：《擁抱健康時(shí)代》
11：10-11：30 演示產(chǎn)品
11：30-11：40 試點(diǎn)代表受贈，領(lǐng)導授匾/授牌
11：40-12：00 受贈代表講話(huà)(4位)
12：00-12：05 領(lǐng)導退場(chǎng)播放“會(huì )后音樂(lè )”
12：05-12：15 代表入席午餐宴會(huì )
12：15-12：20 組委會(huì )領(lǐng)導：祝酒詞
12：20-13：30 午餐宴會(huì )/產(chǎn)品演示區及體驗區開(kāi)始活動(dòng)
13：30-14：00 歡送嘉賓出場(chǎng)
14：00 會(huì )場(chǎng)清理
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