企业档案管理规章制度（精选10篇）
在我们平凡的日常里，我们都跟制度有着直接或间接的联系，制度一经制定颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有约束作用，是他们行动的准则和依据。我们该怎么拟定制度呢？下面是小编收集整理的企业档案管理规章制度，欢迎大家分享。
企业档案管理规章制度 篇1
第一章 总 则
第一条 为了加强公司各类档案的系统管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，特制订本制度。
第二条 凡公司、各部门在工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须集中管理，任何部门、和个人不得据为已有。
第二章 档案管理体制
第三条
1、统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。
2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，维护公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。
第四条 公司档案分为：文书档案、财务档案、各项规章制度档案、工程技术档案各项目资料、图纸资料、建设工程、拆迁档案等其他资料。
1、与公司财务有关的资料由财务部保管。未经董事长许可，任何人不可动用。
2、有关文书、各项规章制度方面的资料，由办公室保管。
3、设计方案、施工图、设计变更、监理、洽商、设备厂家的资质文件及其往来资料以及设计院、勘察单位之间往来资料、采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等，由工程部自行归档保管。
4、销售部方面资料：由销售部保管对外签定的广告、策划合同等。销售人员在合同签署完毕后，办公室应保留一份售楼商品房合同样本，永久保存。
5、前期部方面资料：项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料，由前期部自行归档保管。
6、拆迁部方面资料：征地、拆迁批复等文件资料，由拆迁部自行归档保管。
7、各部门向办公室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
第五条 各部门形成的文件材料等由本部门负责归档管理，办公室有责任对各部门的档案管理工作进行监督和指导。
第六条 因工作变动或因故离职时，应将文件材料交接清楚，才能离职。
第三章 档案的归档范围
第七条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
1、部门含部门以上的各种计划、方案、规划，各种重大决议和各种重要通知、通报，及各种公文、会议纪要、大事记等。
2、各种工程图纸、设计变更通知书等工程资料。
3、各类工程检测、鉴定报告。
4、各种协议书、合同书，各种技术资料，和各种设备档案及说明书。
5、公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。
6、公司各种审计报告、资产评估报告。
7、公司各种管理规章制度。
8、公司各种注册、登记证件、政府批文，各种法律证照、公证文件。
9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。
10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的`社会活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。
11、公司发展大事记，和董事长亲自起草或修改的重要文稿。
12、其他需要归档的重要文件。
第四章 档案的借阅管理办法
第八条 凡需借阅公司档案者，均须填写《档案借阅审批单》，签批后方能借阅。
第九条 借阅的档案密级与领导签批
1、公司各部门因工作需要，借阅、查阅需办理相关手续，经部门经理签字，董事长助理或总经理审批后，可办理借阅、查阅手续。
2、重要档案及财务档案，须由董事长批准，方可借阅。
第十条 借阅档案必须严格履行登记手续，依据《档案借阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经董事长助理或总经理批准。归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理手续。如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
第十一条 公司档案借阅查阅只供公司内部各部门。档案借阅时间为3天，如需延长，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员须及时催还。借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量，承担一切赔偿责任。
第十二条 借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。
第十三条 加强档案保管工作,做好防盗、防火、防潮等工作,定期检查档案保管工作。
第五章 档案的销毁
第十三条 办公室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料。
第十四条 对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经办公室确认，报董事长助理、总经理审批，并进行登记后予以销毁。
第十五条 销毁时要有二人监督，销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。
第六章 罚 则
第十六条 有下列行为之一，视情节轻重，给予100元-5000元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。
3、涂改、伪造档案。
4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。
5、未按手续办理借阅，外带者或越级查阅者档案管理者同罚。
6、泄露公司档案机密者。
7、其他危害公司利益的行为。
第十七条 本制度由办公室负责解释、补充。 对未尽事宜，办公室随时调整更新。
企业档案管理规章制度 篇2
一、总则
1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整公文上的各种附件一律不准抽存。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的'页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借，必须专人专用。
7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
七、本制度即日起开始执行。
企业档案管理规章制度 篇3
第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)和有关法律、法规，制定本规定。
第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。
第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。
中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。
第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：
(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;
(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;
(三)指导本企业各部门文件材料的.形成、积累、整理和归档工作;
(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。
第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。
第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。
第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
第十一条企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。
第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。
第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。
第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。
第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。
第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。
第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档案处置办法》做好档案的处置工作。国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案;国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。
第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。
第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。
第二十条本规定由国家档案局负责解释。
第二十一条本规定自20xx年9月1日起实施。《国营企业档案管理暂行规定》同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。
企业档案管理规章制度 篇4
档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的`文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
企业档案管理规章制度 篇5
第一章总则
第一条为了加强财务档案的科学管理，建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度，保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，使其规范化、系统化，特制定本制度。
第二条财务部门是财务档案的具体负责部门，财务档案管理工作分为六大类，包括会计档案管理、年度报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档案管理、合同档案管理。其中每部分需依据具体情况进行详细分类。
第二章会计档案管理
第三条会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料，是记录和反映公司经济业务的重要史料。
具体包括：
1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。
2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明，其它财务报告。
4.其它类：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、其它应保存的会计核算专业资料。
第四条每月形成的.会计档案，应由专人按照归档要求，负责整理立卷、装订成册、编制会计档案保管清册，档案依据分类，分别保存，凭证按月整理保存，次年初将本年账簿存档。
第五条应指定专人负责会计档案的保管工作，档案柜由专人负责分类整理，档案柜钥匙由专人负责保管。
第六条保存的会计档案不得外借。如有特殊需要，按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，不得在会计凭证上涂画，不得拆封、抽换会计档案。
第七条财务部门负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、部门、日期、查阅内容、归还日期等。
第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年、永久5类。
第九条会计档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。
第十条对会计档案保管期限有特殊要求的，可以报董事会批准。
第十一条保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：
1.编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
2.集团总裁、财务总监在会计档案销毁册上签署意见。
3.集团财务管理部负责销毁会计档案，财务总监与董事长办公室人员共同监销。
4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，应在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销情况报告公司总裁。
第十二条保管期满但未结清债权债务的原始凭证，不得销毁。应独立抽出立卷，保管到结清债权债务为止。
第十三条计算机电子财务文档，原则上应当打印出书面会计档案进行保存，同时刻录成光盘进行备份保管。
第十四条公司分立，会计档案由分立后的一方统一保管，另一方可查阅、复制与其业务有关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出，移交业务相关方保存，并按规定办法交接手续。
第十五条公司合并，原单位形成的会计档案应当由合并后的单位统一保管。
第十六条公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。
第十七条交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的财务负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
第三章年度会计报告及审计资料管理
第十八条年度资料包括年度报表、审计报告、验资报告等，这些报表及资料应依据时间、类别分别由专人保管。
第十九条年终报告、审计、验资报告应长期保存，分别装订，注明名称、日期等。如公司内部单位或股东等需要查阅或复制，
第二十条年度报告及审计资料原则上不予外借。需经公司借阅审批流程批准，资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、部门、数量等，并由接收人签字或盖章。
第四章资金类档案管理
第二十一条资金类档案包括资金日报、资金周报、资金计划，资金计划执行情况分析报告、资金台账、融资台账、员工薪酬信息等方面。
第二十二条资金类档案按月度、季度、年度进行分类保管。
第二十三条融资台账信息记录须完整，因融资业务而签定的合同及协议必须将原件整理归档。
第二十四条资金类档案的管理应执行公司保密制度。
第五章预算档案管理
第二十五条预算档案包含月度、季度、年度预算与年度预算方案，预算调整方案，预算执行情况等，涉及收入、成本、费用及资本性支出等方面。
第二十六条预算档案按年度分类保管。年度预算应永久保存。
第六章日常往来财务文件、决议档案管理
第二十七条日常往来财务文件分为内部往来财务文件及外部财务文件两大类。其中内部往来财务文件包括各子公司、各部门之间以及部门内部发放的文件，包括“内部请示报告”、“内部通知”“股东会决议”“董事会决议”等;外部文件包括公司同外单位之间的所有国、内外往来文件。
第二十八条日常往来财务文件应依据内容进行分类保存，如内部规章制度，审计往来文件等等;外部往来财务文件应依据往来单位进行分类存档。
第二十九条公司内部往来财务文件或外部财务文件亦需依据时间顺序存档，以年度为限，以前年度档案需另行存放。
第七章合同档案管理
第三十条依据集团合同管理规定建立合同台账，进行合同档案管理。
第三十一条按合同性质进行分类保存，编制合同清单，每季度清理一次，如有遗失、毁损，要查明原因，及时处理。
第三十二条合同原件无特殊情况不得外借。可在财务部门查阅合同文档，确因工作需要借出查阅，须按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，以影印件借出。
第三十三条合同文档须指派专人负责。
第八章附则
第三十四条本办法由集团财务管理部负责解释、修订。
第三十五条本办法经董事长办公室批准后生效，自生效之日起开始实施。
企业档案管理规章制度 篇6
一、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部；
2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
负责部门档案的管理。
4、各部门负责人
1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；
2）负责对本部门档案管理的监督检查。
5、各公司总监/副总
负责对档案管理监督检查报告的.审批。
五、工作程序
1、档案资料的收集
1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》，每季度向行政部移交。
a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。
b)档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见《公司档案管理规定》。
c)档案资料的日常管理：
⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；
⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用；
⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件档案柜中。
d)档案借阅
⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不带原件；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200-2000不等的罚款元。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
⑸非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。
2、档案管理细则
1）档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀财务档案资料；
⒁各种实物档案；
⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档
a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；
⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、档案交接
⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。
6、档案移交公司的流程
a)移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。
b)采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。
c)结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。
d)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
e)行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
f)档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；
7、档案保管
⑴档案编号
a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
d)档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。
e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
8、附则：本办法由公司行政部制定并负责解释。
企业档案管理规章制度 篇7
第一章总则
第一条为规范企业境外档案管理，维护国家利益和企业合法杈益，满足境外资产监管需要，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、项目部、办事机构等(以下统称境外单位)的档案工作。
第三条本办法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、管理或项目合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料。
第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理，确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全。
第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。
第二章管理职责与人员
第六条各级档案行政管理部门根据职责负责境外档案工作的监督、指导;外交部和我驻外使领馆按照工作职责，结合实际情况，为境外档案的应急管理提供必要协助;国家商务主管部门、发展改革部门、国有资产监督管理部门应当将境外档案工作纳入境外投资、资产、合作项目管理内容;海关为境外档案出入境提供通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共同制定并实施。
第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监督、指导。
第八条境外档案工作应当有明确的`分管领导、归口管理部门、专职档案人员。
第九条境外档案工作主要内容：
(一)编制档案工作发展规划和年度工作计划;
(二)制定文件材料归档和档案管理制度;
(三)指导文件材料形成、积累、整理和归档工作;
(四)负责档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作;
(五)组织档案宣传、培训、研究和业务交流工作;
(六)负责境外档案移交工作。
第十条境外档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，定期接受档案业务培训;一般选用中方员工。
第十一条境外单位工作人员有保护境外档案的责任和义务。岗位变动时，应当及时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还的档案。
第三章文件材料的形成与归档
第十二条境外单位文件材料形成、积累、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。
第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。资本结构或主营业务发生较大变化的，应当及时修订完善。
第十四条境外文件材料应当按照归档范围及时收集整理，按规定期限向档案部门移交进行集中管理。任何个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。
第十五条归档文件材料应当符合如下要求：
(一)归档文件材料形成符合有关技术标准，完整、准确、系统，使用耐久、可靠的记录载体和记录方式
(二)归档文件材料为原件;因故无原件的，将具有凭证作用的复制件归档并作出说明。
(三)电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。
(四)非纸质文件与其文字说明一并归档;外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档;没有中文译文的，译出标题和目录后归档。
(五)归档文件材料一般一式一份;重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
第十六条管理、建设项目、设备仪器、科研开发、产品及业务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档时间并结合境外业务实际定期归挡。归档文件目录在归档完成后1个月内报投资主体或母公司备案。
第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档管理功能，符合电子档案管理要求。
企业档案管理规章制度 篇8
第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。
第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第三条凡本公司缮印发出的`公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
第五条归档范围：
1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录(包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等)、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。
2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第六条档案的借阅与索取：
1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。
2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。
第七条档案的销毁：
1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。
3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
企业档案管理规章制度 篇9
第一章 总则
第一条 为了加强各级党和国家机关、人民团体(以下统称机关)档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，制定本规定。
第二条 本规定所称的机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。
第三条 机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。
第四条 机关档案工作实行统一领导、分级管理。国家档案行政管理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度，负责中央和国家机关档案工作的监督、指导和检查。地方档案行政管理部门在上级档案行政管理部门指导下，负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建设，负责本行政区域内机关档案工作的监督、指导和检查。档案行政管理部门履行检查职责时，以进入相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展。中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制，在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导。中央、地方专业主管机关进行监督、指导时，应当遵循统一领导、分级管理原则。
第五条 机关的全部档案应当集中、统一管理。机关档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。
第六条 机关应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。档案工作所需的基础设施配备和维护经费，档案日常管理工作经费，档案信息化建设经费，档案宣传、培训等其他经费应当列入机关年度财政预算。
第二章 机构和人员
第七条 机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅(室)(或承担该职能的其他综合办事机构，下同)及相关部门负责人组成的`档案工作协调机制，协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项。
第八条 机关应当按规定设立档案工作机构。不具备档案工作机构设立条件的机关，应当指定档案工作负责部门。档案工作负责部门的名称应当反映档案工作属性。经同级档案行政管理部门同意，办公地点相对集中且条件成熟的县级或形成档案数量较少的多个机关可以成立联合档案工作机构，对相应机关的档案进行集中管理。
第九条 机关档案工作机构或档案工作负责部门(以下简称机关档案部门)应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担机关档案业务工作。机关文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络。县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等情况，配备适当数量的专(兼)职档案工作人员。
第十条 机关档案工作的基本任务是：
(一)贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作，并将规范本单位、本系统档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案;
(二)制定并组织实施档案工作发展规划或计划;
(三)对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导;
(四)负责管理机关的全部档案并提供利用，协助做好机关政府信息公开工作;
(五)负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理;
(六)接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年度制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案;
(七)负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案宣传、活动;
(八)对档案工作中取得突出成绩的部门或个人，向机关提出表彰奖励建议;对违反档案管理要求的部门或个人，向机关提出处理建议。
第十一条 机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的，应当严格限定社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》(DA/T68)规定。
第十二条 档案工作人员应当为机关正式在编人员，且政治可靠、遵纪守法、忠于职守，具备胜任岗位要求的工作能力。档案工作人员应当熟悉机关工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。不具备前述知识背景的档案工作人员，应当经过相关专业知识和技能培训。
第十三条 档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。
第三章 基础设施
第十四条 机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。档案库房应当根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置。县级或形成档案数量较少的机关设置库房以外其他档案用房时，可以按照办公、整理、阅览等基本功能分区设置。
第十五条 档案办公用房面积按照《党政机关办公用房建设标准》执行。阅览用房面积应当满足不同类型档案阅览需求，适应涉密档案与非涉密档案分区阅览的需要。档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要，使用面积按(档案存量年增长量×存放年限)×60m/万卷(或10万件)测算。档案数量少于2500卷(或25000件)的，档案库房面积按15m测算。整理用房、展览用房、档案数字化用房、服务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。
第十六条 档案用房宜集中布置，自成一区。档案办公用房选址应当便于档案库房管理。档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射，利于档案保护。档案库房不应设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂(厨房)、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。
第十七条 档案办公用房建筑设计应当符合《办公建筑设计规范》(JGJ67)规定，整理用房、阅览用房建筑设计应当符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)规定。档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房。档案库房的装具布置、门窗设置应当符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25)规定。
第十八条 档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具，不得采用木质柜、玻璃门柜等装具。档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备应当满足工作需要。档案库房配备的档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配。库房采用密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/m或按档案装载情况相应增加。
第十九条 档案库房应当配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备。档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统。保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气、空气净化设备。
第二十条 档案库房应当配备消防系统。根据档案重要程度和载体类型的不同，可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备。档案库房应当安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。
第二十一条 档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施，可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统。整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。
第二十二条 机关应当按照档案信息化要求，建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备。智能库房管理基础设施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成管理以及其他智能管理需要。档案数字化、电子文件及电子档案管理基础设施设备应当符合本规定第五章要求。县级或形成档案数量较少的机关按照本规定第十九条至第二十二条配备基础设施设备的，应当满足温湿度调控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
企业档案管理规章制度 篇10
为明确管理责任，规范管理行为，确保各类档案资料及时归档、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。
一、档案管理原则
公司档案实行由公司综合管理部集中统一管理与部分专用性档案分散管理相结合的原则。
二、组织
公司综合管理部设专门的档案室并配备专人管理档案，各部门明确由专人兼管档案工作。
三、档案管理部门的工作职责
（一）综合管理部负责制订公司档案管理制度、保管档案、建设档案管理系统。
（二）财务部自行做好日常档案的收集、整理和保管等工作，综合管理部给予配合。
（三）其他部门由部门档案专人对档案进行收集、整理，并交至综合管理部档案管理员立卷归档。
四、档案管理人员职责
（一）负责收集、整理、分类、鉴定、保管各类档案，做到收集齐全、整理科学、鉴定正确和保证质量，并按时接收和移交档案；
（二）凡本公司印发出的公文(含定稿和正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由综合管理部统一收集管理。
（三）做到忠于职守，遵守纪律，严格按照有关法律和公司制度办事。
五、归档公司档案室资料
（一）上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；
（二）本公司的请示与上级机关的批复；
（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；
（四）本公司反映主要职能活动的报告、总结；
（五）本公司制订的计划、方案、统计、财务、工作总结；
（六）综治工作材料；
（七）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；
（八）本公公司各种证照及所获各种荣誉、奖励资料；
（九）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；
（十）具有保存价值的电子文本、图片、音像、影像资料；
（十一）会计凭证，会计活动帐薄和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务活动的重要史料和证据。
六、档案的收集与归档
（一）承办部门或主办人应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案管理员归卷。
（二）凡是直接记述和反映公司、部门活动的`，具有现实的和长远查考价值的文件材料(文字、电子文件、图样、照片、实物等)，均须归档保存。
（三）管理性档案在分类立卷时应做到：分年度、分类别、分级别。党政文件要分别组卷，密级文件要单独立卷。组卷时按内部特征为主的六个特征进行组卷，尽量把永久、长期、短期三种保管期限文件材料分开组卷。
（四）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
（五）综合管理部定期对各部门文件材料的归档工作进行检查。
（六）各部门在次年三月向档案部门移交管理性档案，需付卷内目录，移交目录一式二份，交接双方清点核对，并履行签字手续。
七、档案的保管
（一）公司（或部门）管理的档案应有专柜保存，确保完好不丢失。
（二）做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的保管工作；
（三）档案工作人员应确保档案的质量，对破损和变质档案，及时采取措施，进行修补和复制。
（四）公司综合管理部不定期检查各档案管理情况，发现问题及时组织整改。
（五）每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料以及对破损和褪色的材料进行修补和复制。
八、档案的借阅
必须严格执行保密制度，填写查借阅档案登记表，如期归还，归还时验收注销。凡利用者都应按规定办理借阅手续。查阅机密以上级档案，需经公司（部门）负责人批准，原则上不外借，确因工作需要，应当天归还。
（一）档案借阅限一周内归还，特殊情况需延期的，须办理续借手续；
（二）借出和归还档案时，应办理清点手续，由综合管理部档案管理人员与借阅者当面核对清楚；
（三）档案如有丢失、损坏或泄密，须立即追究当事者责任；
（四）调走、辞退人员，必须清理移交档案文件后方可办理离职手续；
（五）原则上不对外借阅档案，外单位需查阅档案资料者，须经总经理批准，并办理登记手续后，方可借阅。
（六）归还档案时应保证档案材料的清洁、完整、安全，不得丢失、随意折叠、拆散、剪裁或擅自销毁，严禁对档案随意更改、涂写。
（七）传真件需存档时，应将复印件连同原件一起存档，以防原件字迹消失。
（八）未经公司董事长授权，任何部门或个人无权公开档案。
九、档案室保密制度
（一）档案工作人员必须严格按照档案工作各项规章制度办事。
（二）凡使用保密档案资料人员必须严格遵守有关保密规定。
（三）凡借阅“绝密”“机密”级档案资料应经分管领导审批，报总经理批准后，方可借出。
（四）外单位查阅、借阅密级档案，须经综合管理部主管领导审批，报分管领导批准，方可提供。
（五）秘密档案不得私自存放，赠送并转借他人，个人外出携带机密级以上档案应妥善保管，若泄密要追究泄密者责任。
（六）档案管理人员应严格遵守保密制度，不得在公开场所谈论保密档案内容，不得将保密档案带出室外和借给他人。
十、档案的鉴定与销毁
鉴定档案保存价值，确定保管期限及销毁档案，严格按照国家有关规定并结合公司实际情况进行。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的原则是：
（一）反映公司主要职能和重要经营管理活动的，具有长远利用价值的档案定为永久保存；
（二）反映公司一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为长期保存，其期限为16―50年；
（三）对公司在一定时期内有参考利用价值的档案，定为短期保存，其期限为15年以内。
（四）档案的鉴定由综合管理部主管、各部门指定档案管理人员和综合管理部档案管理人员合作完成，并采取对每份档案直接鉴定的办法。鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门和人员修改、补充。
（五）经过一定时间后确无保存价值的档案，或者原有情况已发生完全改变，其档案失去保存意义的，经档案人员或原经办人员提出，本公司综合管理部和部门审查同意，公司总经理批准，方可销毁。
（六）经批准销毁的档案，档案人员必须列出清单，销毁档案的批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。
十一、本管理制度最终解释权归综合管理部。
十二、本管理制度自发布之日起实施。
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