公文處理常用知識

　　一、公文處理中常見(jiàn)的問(wèn)題

　　1、照抄省市文件較多，容易出現錯誤。

　　2、格式不對。主題詞標注錯誤；印刷不清晰、裝訂不規范；公文字體字號使用錯誤；缺頁(yè)、少頁(yè)等現象時(shí)有發(fā)生；主送機關(guān)不規范。

　　3、審核程序不對。經(jīng)常出現有些部門(mén)起草代擬的文件，涉及經(jīng)費、編制、人事、數字統計等問(wèn)題，在未經(jīng)有關(guān)部門(mén)協(xié)調一致的情況下，直接報送黨委辦公室或直接呈遞領(lǐng)導閱定；有些內容未經(jīng)某項工作涉及的主管領(lǐng)導閱知。

　　4、傳遞程序不對。有些部門(mén)公文起草、審核、傳遞中嚴重違反公文運轉程序，領(lǐng)導先簽發(fā)，出現公文倒流現象，辦理質(zhì)量較差。

　　5、紙制文檔和電子文檔歸檔不能主動(dòng)按要求按時(shí)存檔。

　　二、公文排版規格

　　1、用紙：（1）黨委系統公文一般用b5或a4紙，現在經(jīng)常用a4型，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm，公文用紙訂口：（左白邊）為：28mm±1mm。版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁(yè)碼）。（2）公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2-80g/m的膠紙印刷紙或復寫(xiě)紙。紙張白度為85%—90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，ph值為7.5—9.5。（3）多于3頁(yè)必須用a3幅面，無(wú)論a4或a3都必須正反兩面印刷。

　　2、正文用3號仿宋體字，文中如有小標題用3號黑體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。

　　3、印刷要求：雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應達到色譜所標bl100％，紅色油墨應達到色譜所標y80％，m80％。印品著(zhù)墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。

　　4、裝訂要求：公文應左側裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書(shū)芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書(shū)間的距離為3mm~5mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固；后脊不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無(wú)毛茬或缺損。

　　5、字體、字號：標題用二號標宋或新標宋，正文中一級標題用三號黑體，二級標題用三號楷體，三級以下標題和正文用三號仿宋，頁(yè)碼用四號全角楷體阿拉伯數字標識。

　　6、附件標注于落款前、正文之后。黨的機關(guān)公文附件不空行，如：附（黑體）:“秘書(shū)工作”“秘書(shū)工作”××（楷體）。若有多個(gè)附件可用阿拉伯數字1、2、3上下排列，附件標識每行后面不能有標點(diǎn)符號，另外，如果所附內容需回行，第二行應與冒號后第一個(gè)字符對齊。附件正文要在附件材料左上角用3號黑體頂格標識“附件”二字。

　　7、公文中頁(yè)碼距正文7mm，用4號全角楷體阿拉伯數碼標識，a4型紙置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線(xiàn)，一字線(xiàn)距版心下邊緣7mm。雙面印刷時(shí)，單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字�？瞻醉�(yè)以后的頁(yè)不標識頁(yè)碼。

　　三、黨的機關(guān)公文與國家行政公文這兩種公文的種類(lèi)與格式有什么異同

　　1、用紙格式不統一。按規定，黨的機關(guān)公文用紙規格既可采用b5型，也可采用國際標準a4型;國家行政機關(guān)一般用a4型。但當前黨的機關(guān)公文普遍采用的是16開(kāi)型，國家行政機關(guān)公文普遍采用的是a4型。

　　2、排印字號不統一。黨的機關(guān)公文使用的字號比較多,有2號、3號、4號、5號字，而行政機關(guān)公文除標題外都用3號字。如，黨的機關(guān)公文發(fā)文字號、簽發(fā)人、印發(fā)單位和印發(fā)日期用4號字、抄送機關(guān)名稱(chēng)用5號字;而行政機關(guān)都用3號字。

　　3、排印字體不統一。主要是份號、簽發(fā)人姓名、正文小標題、主題詞和主題詞目字體不同。如，黨的機關(guān)公文簽發(fā)人姓名用仿宋，行政機關(guān)公文用楷體；黨的機關(guān)公文主題詞目用書(shū)宋體，行政機關(guān)公文用小標宋體；黨的機關(guān)公文正文一級小標題用黑體，二級小標題用楷體，行政機關(guān)公文正文小標題用仿宋。

　　4、標注位置不統一。黨政機關(guān)公文一些格式要素標注的位置也不同，最容易使辦文人員忽略。黨的機關(guān)公文不標注保密期限的，密級標注在份號的下方，標注密級期限的，密級二字在首頁(yè)版心右上角，行政機關(guān)公文密級標注在首頁(yè)版心右上角，右側標2號五角星與保密期限；黨的機關(guān)不標注主送機關(guān)的公文，主送機關(guān)排印在印發(fā)傳達范圍處，行政機關(guān)不標注主送機關(guān)的公文和主送機關(guān)名稱(chēng)首頁(yè)排不下時(shí)，主送機關(guān)排在主題詞之下，抄送機關(guān)之上；黨的機關(guān)公文附件名稱(chēng)在正文末行之下接著(zhù)排印，行政機關(guān)的公文在正文末行之下空一行排��；黨的機關(guān)公文抄送兩字在左邊頂格排印，行政機關(guān)的公文抄送兩字在左邊空一字排��；黨的機關(guān)公文印發(fā)單位與印發(fā)日期左右各空半個(gè)4號字排印，行政機關(guān)的公文印發(fā)單位與印發(fā)日期左右各空1個(gè)3號字排印。

　　5、標注方式不統一。黨政機關(guān)公文格式有些在標注方式和要求上也不統一，最容易讓辦文人員混淆。如，黨的機關(guān)公文間接行文均用書(shū)名號將其標題全部標出，行政機關(guān)公文除法規性文種用書(shū)名號外，其余文種均用綜合性標題，無(wú)標點(diǎn)符號；縣級與基層黨的機關(guān)行文，所有公文均署名，三個(gè)以上行政機關(guān)聯(lián)合行文才署名；黨的機關(guān)公文成文日期用阿拉伯數字標注，行政機關(guān)公文用漢字標注；黨的機關(guān)有特定版頭的普發(fā)性公文不蓋章，行政機關(guān)的所有的公文均加蓋發(fā)文機關(guān)的印章；黨的機關(guān)公文主題詞用主題詞法標注，一般不超過(guò)10個(gè)主題詞詞目，行政機關(guān)公文用分類(lèi)法標注，一般不超過(guò)5個(gè)主題詞詞目等等。

　　四、公文校對的主要內容

　　1、校正與文稿不符的錯誤內容、不規范的字句等；

　　2、校正顛倒的字、句、行、段及層次不清；

　　3、校正標點(diǎn)、公式等方面的錯誤；

　　4、校正格式、注文、頁(yè)碼編排等方面的錯誤；

　　5、校正簽批程序；

　　6、校正印制質(zhì)量。

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