物業(yè)檔案管理制度范例【15篇】
現(xiàn)如今，制度的使用頻率逐漸增多，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？以下是小編精心整理的物業(yè)檔案管理制度，歡迎大家分享。
物業(yè)檔案管理制度1
一、檔案分類
1、一般文檔:
�、偃肆Y源工作中形成的臺帳、報告，以及搜集到的招聘等相關工作業(yè)務資料，由經辦人保存，年終根據(jù)內容價值酌情歸檔。
②總辦正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關原則規(guī)定等，除保密薪資文件外，均應保存一份原件或復印件歸檔，年終按內容類型、成文時間編號裝訂成冊。
�、弁獠课募▏液褪姓嘘P部門(勞動人事部門)的發(fā)文、社會公開資訊等，應作為公開業(yè)務資料共享。
2、人事檔案
�、偃耸聶n案:員工進入公司后相關人事檔案材料。
�、趩T工人事檔案:員工進入公司后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件等備查資料。
二、檔案管理規(guī)定
1、人事檔案管理
�、倏傓k負責公司員工人事檔案的管理;
②總辦在員工入職當天建立員工人事檔案;
�、蹎T工離職，辦理相關手續(xù)后，總辦將離職人員檔案永久、專門存放;
�、苋耸聶n案管理應嚴格執(zhí)行國家和公司有關規(guī)定，查閱員工人事檔案應經總辦主任批準，并辦理相關手續(xù)，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
2、人事檔案建立
�、賳T工人事檔案是公司為每個員工建立的`內部人事檔案。凡進入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。
�、趩T工在入職前，需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學歷學位證書復印件、身份證復印件、職業(yè)技能證書復印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關材料。由總辦專人負責，連同求職申請表歸檔保存。
�、蹎T工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的勞動合同及相關薪酬福利歸入人事檔案。
�、軉T工在轉正后的教育培訓、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。
�、輪T工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。其中不包含秘密內容，總辦員工、各部門負責人可根據(jù)工作需要查閱有關員工的人事檔案。任何部門和個人非經允許無權隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內部使用，由總辦負責統(tǒng)一管理。
2、其他各部門人員應積極配合總辦，做好檔案管理工作。
物業(yè)檔案管理制度2
檔案室管理規(guī)定
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業(yè)管理服務、內部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應原件(特別情況下可用復印件代替),要完整、準確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。
3、歸檔時間:輸完畢后,應立即歸檔。
4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的'文件材料,應保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進行科學分類、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進行清進核對,做到帳物相符。
4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。
5、檔案室保持適當?shù)臏囟取穸?一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。
7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復印程序
提出申請-->有關領導批準-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復印檔案應先批準,再辦理登記手續(xù);
2、要愛護檔案,::不得丟失;
3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調、剪裁檔案;
4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應立即歸還,如有差錯,應追究當事者責任;
6、調離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調離手續(xù)。
物業(yè)檔案管理制度3
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié),然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后,幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案,無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費用、開發(fā)經營活動等,都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展,無論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著現(xiàn)代化的管理目標邁進,物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢。
物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。
一、檔案管理運作環(huán)節(jié)
1、設立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學化、現(xiàn)代化的先進手段,建立相應的規(guī)章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。
2、資料的收集堅持內容真實的原則,根據(jù)實際資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料的來源渠道。
二、資料分類整理
收集后的所有信息資料,統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真,根據(jù)檔案的來源、信息的內容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。
三、檔案內容
范圍分類資料內容
房產公司提供資料產權資料立項文件、工期批復文件、規(guī)劃會審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設規(guī)劃許可證
技術資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術資料
管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網點資料、娛樂設施資料、路標、門牌、室號配置圖
業(yè)主資料入住通知書、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類協(xié)議、各種設施設備檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內在規(guī)律、聯(lián)系進行科學地分類與保存。
2、檔案按不同業(yè)務性質、編號、造冊、編輯,分柜保存,運用計算機等先進的.管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。
3、檔案的出室、入室都有嚴格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意,經登記后方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。
4、檔案的管理環(huán)境做到'三防',即防火、防潮、防變質。
物業(yè)檔案管理制度4
提要:
檔案管理的工作原則:符合實際、可操作、規(guī)范、嚴謹。
以公司企業(yè)文化理念及iso9000質量規(guī)律體系為指導，導入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國家相關法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎，建立科學、規(guī)范、嚴謹?shù)墓芾碇贫润w系。
檔案的建立與管理科學化、規(guī)范化、技術化、高標準。
完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運作的必要條件;科學化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運作和快速發(fā)展提供強大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學化、規(guī)范化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務的重要基礎，能有效的為物業(yè)及公用設施的使用、維修以及各項物業(yè)管理服務工作提供引導和服務。
本公司素以嚴格規(guī)范的管理而著稱，在某某行政中心實施物業(yè)管理過程中，我們將依然按照iso9001質量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法，作到治而不亂、管而不死，堅決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務相結合的路線。常言道:'沒有規(guī)矩，不成方圓'，必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務的保證，要使該物管區(qū)域的管理與服務走上正軌，實現(xiàn)標準化、規(guī)范化和制度化的管理，必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度，這些制度的建立，是以政府相關法律法規(guī)和公司的經營宗旨、經營范圍和業(yè)主需求的為依據(jù)，并在多年的實踐運作中反復補充修改，逐步健全完善和提高的。
概括地說，這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度，是公司在各物管點提供優(yōu)質服務的操作準則和依據(jù)，其總體涵蓋:公眾制度部分，內部崗位責任制，管理運作制度和考核標準，它們整合形成一套完整的操作體系，以指導日常物業(yè)服務的方方面面，與傳統(tǒng)的管理方式相比，其更顯科學、規(guī)范。二是專門針對某某區(qū)行政中心物業(yè)服務項目所制訂的系列內部崗位制度，它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規(guī)范、考核標準等，這一套制度的建立，為該物業(yè)服務項目完善內部機制，造就一支高素質、高績效的員工隊伍奠定了基礎，以完美的物業(yè)服務夯實政府辦事效率，提升政府形象。
一、規(guī)章制度的建立與管理
1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應符合相關的法律法規(guī)，所有管理制度的建立，均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎，物業(yè)管理活動中各法律主體的.合法權益，特別對行政中心我們的責任和義務進行細化，并使之制度化、規(guī)范化，以保證如實履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務。
2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內部管理制度時，以我公司現(xiàn)有的管理運作制度和iso9000質量體系為基礎，結合行政中心物業(yè)管理的具體特點和要求，并導入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系，對整個規(guī)章制度體系作適當?shù)男抻喓驼�，使整套�?guī)章制度體系更切合實際，操作性更強。
3、規(guī)章制度注重服務、管理和責任的統(tǒng)一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關聯(lián)。
4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性，使績效考核評估具有標準尺度和依據(jù)，又能激發(fā)員工工作熱情。
5、注重物業(yè)管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關系，梳理各個環(huán)節(jié)，用制度使其環(huán)環(huán)相扣，做到有序規(guī)范的運作，協(xié)調一致。
6、制度文字條款簡明扼要，便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。
(規(guī)章制度的內容見物業(yè)管理服務方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規(guī)章制度的執(zhí)行，需要通過檔案管理手段來實現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進行的，對相關記錄進行規(guī)范、整理、歸檔，做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規(guī)范、有記錄。因此，我們將在行政中心配備專職檔案管理人員，對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統(tǒng)的管理，為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據(jù)和信息支撐。
三、物業(yè)管理檔案的分類
1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規(guī)定以及質量體系中的質量記錄控制程序等為工作依據(jù)，做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。
2、物業(yè)管理檔案按三個層面進行分類管理:
(1)第一層面:以建設部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標準》建立管理檔案框架，對檔案資料采用統(tǒng)一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等，通過適應性修改，形成復合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。
(3)第三層面:將執(zhí)行復合型管理體系文件、相關規(guī)章制度的各種現(xiàn)場記錄補充到管理檔案架構中，形成檔案管理的終端。
3、xx區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機關，保密范圍涉及到原始文件資料，其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此，我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。
物業(yè)檔案管理制度5
1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。
2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個人人事檔案。
3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內部資料要有資料登記目錄。檔案內容必須齊全、完善。
4.借閱人事檔案,必須經過綜合部經理批準,要嚴格履行借閱手續(xù),限期交回。
5.人事檔案內裝材料禁止單頁借出。
物業(yè)檔案管理制度6
為了加強物業(yè)檔案科學化、規(guī)范化、標準化的管理，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的作用，更好地為物業(yè)管理服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規(guī)、規(guī)章特指定檔案管理制度。
1、公司應加強對所轄物業(yè)檔案管理工作的領導，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內容。
2、設立相應的檔案管理部門，配備專職人員和必要的'專用庫房、裝具設備等，對物業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理。
3、按規(guī)定整理、保管本單位本部門形成的物業(yè)檔案及有關資料，并做好提供利用。
4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯(lián)系，并做到完整、準確、系統(tǒng)。
5、歸檔的文件材料應以原件為主，復制的文件必須注明來源單位及時間，字跡工整，圖表圖像清晰。
6、形成物業(yè)檔案的部門負責整理，經檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。
7、物業(yè)檔案管理人員，應建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。
8、物業(yè)檔案管理部門要進行物業(yè)檔案的整理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計。
9、凡需銷毀的檔案，必須經過物業(yè)檔案所有權人，物業(yè)檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經相關部門批準，在指定地點銷毀。
10、物業(yè)管理的保管要有專用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時修復，確保物業(yè)檔案的完整與安全。
11、任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改、偽造、銷毀物業(yè)檔案。
12、借閱檔案須經領導批準并填寫借還檔案清單，用完后及時歸還入檔。
物業(yè)檔案管理制度7
一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的`文件資料進行分類，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。
二、各類檔案資料設專柜存放保管，分類編號、編注目錄，以便查閱。
三、經領導批示傳閱的文件，須隨文將領導批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件，須經領導批準。若需抄摘或復印，應事先請示，未經批準不提抄摘或復印。
五、業(yè)主檔案資料設專柜存放、保管，未經業(yè)主許可或公司領導批準（除本公司有關工作人員外）不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。
六、定時檢查、核對檔案件數(shù)，做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異�；騺G失，及時向領導匯報，查明原因。妥善處理。
七、對已失去作用的檔案資料要進行銷毀或用碎紙機處理，銷毀檔案資料要經過認真鑒定，列出清單，送領導審批后指派專人監(jiān)銷，防止泄密。
物業(yè)檔案管理制度8
一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經確認后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的.權利。
二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:
1.在工作范圍獲有關的公司、物業(yè)管理公司內部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執(zhí)行以上事務
4.應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù))，每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6.發(fā)布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。
7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動為公司及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。
8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規(guī)定從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
三、物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗收檔案:
1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);
2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;
3)機電設備保養(yǎng)合約;
4)公共區(qū)域設施設備驗收記錄(管理公司);
5)公共區(qū)域設施設備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);
2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;
3、業(yè)戶資料:
1)入伙情況記錄;
2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊;
2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;
3)物業(yè)管理公司各項管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設備維修保養(yǎng)類:
1)各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措施;
2)各類設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應有回訪記錄;
6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類:
1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;
2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;
3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明;
4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告;
5)應有定期沉降檢測報告;
6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;
7)其它設施設備檢測記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類:
1)正式文件應用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄;
2)物業(yè)管理公司管理費收繳情況
3)物業(yè)管理公司管理費財務報告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄(包括內部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會的會議)
x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄
x保安值班記錄
x設備值班與巡檢記錄
x管理工作計劃與報告
x工程設備管理計劃與報告
x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函
x用戶報修與投訴處理記錄
x承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄
物業(yè)檔案管理制度9
1、保衛(wèi)部檔案建立在本部門辦公室(原則上由秘書管理);
2、消防檔案包括：上級文件、公函;工程消防驗收報告;防火檢查記錄單;火險隱患通知單，向上級呈送的各類消防請示和報告，各級消防組織、滅火力量，消防設施、設備的分布;
3、內保檔案包括：上級文件、公函，重點要害部位及人員政審，公安機關對案情案卷，保衛(wèi)部對案情的調查案卷，公安機關出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動教養(yǎng)通知書，司法機關送達的'判決通知書，公安機關的外調介紹信，案情通報;
4、其它檔案包括：上級文件、通知、會議紀要，向上級請示的各類行文、飯店各項安全管理制度，對飯店各級安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書，整改措施、意見和建議，各項安全培訓與考核記錄，有關安全會議紀要，交通事故、違紀開除、非正常死亡，工作計劃和總結;
5、檔案分類裝存，編排序號，建立目錄，嚴格履行借還登記手續(xù)。
6、建立新類別檔案需經部門經理，撤消舊檔案須經部門經理辦公會確定，報上級批準。
物業(yè)檔案管理制度10
美術館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理
檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分，科學的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務。針對美術館的'物業(yè)管理形式，做到每一項管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實記錄，計算機系統(tǒng)對原始文件資料進行管理，完善檔案管理工作，從物業(yè)管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案，配備專職檔案管理人員，建章立制，對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。
(一)檔案制度建立與管理
1、主要思路
檔案資料分類:依據(jù)美術館的具體情況，管理特點略有增減、各有側重。在管理過程中，注重對原有資料的整理，找到過往管理中存在的缺陷和不足，并進行重新的分類和補充，使其符合對美術館細致管理的需求。
檔案建立抓住重新接管這一契機，整理住戶全面的原始資料，并對陳舊部分進行及時的修正，最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況，作為分戶管理的檔案基礎，以方便接管后日常管理。
檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重，互相補充，形成美術館管理的無盲點網絡。
區(qū)內各項管理工作必須建立檔案資料，依照'采取的管理方式'中制定的規(guī)范程序，逐一建檔，形成標準化、制度化的檔案管理體系。
2、建立檔案、資料的分類檢索
1)業(yè)主提供的資料
a、項目批準文件
b、用地批準文件
c、建筑執(zhí)照
d、拆遷安置資料
2)技術資料
a.總平面圖
b.單體建筑、結構、設備竣工圖
c.消防、附屬工程及地下管網竣工圖
d.地質勘測報告
e.工程合同開
f.竣工報告
g.工程預決算
h.圖紙會審記錄
i.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗收簽證
k.沉降觀察記錄
l.竣工驗收證明書
m.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書
n/新材料、構配件的鑒定合格證書
o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設備的檢驗合格證書
p.砂漿、混凝土試塊試壓報告
q.供水的試壓報告
r.綠化工程竣工圖紙及相關資料
s.其他技術資料
3)管理處建立的資料
a.住宅區(qū)基本資料
b.住宅區(qū)分區(qū)資料
c.商業(yè)網點資料
d.娛樂設施資料
4)住戶資料
a.住戶入住資料
入住通知書
入住協(xié)議書
b.家庭人員檔案
住戶情況登記表
(二)管理處各項管理制度目錄
序號文件名稱文件編碼
1管理處內部崗位設置、標準xx.00.01
2職業(yè)安全健康職責xx.00.02
3物料管理辦法xx.00.03
4停電停水應急預案xx.00.04
5水浸應急預案xx.00.05
6治安應急預案xx.00.06
7文件質量記錄管理辦法xx.00.07
8犬類管理辦法xx.00.08
9保安崗位架構圖xx.01.01
10保安運作規(guī)程xx.01.02
11人員出入管理辦法xx.01.03
12監(jiān)控中心管理辦法xx.01.04
13車輛管理辦法xx.01.05
14保安崗位操作規(guī)程xx.01.06
15安保崗位標準xx.01.07
16燃放煙花爆竹管理規(guī)定xx.01.08
17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程xx.02.01
18綠化(地)養(yǎng)護監(jiān)管規(guī)程xx.03.01
19消防安全管理辦法xx.04.01
20火警應急預案xx.04.02
21消防設備(設施)運行管理辦法xx.04.03
22消防設備(設施)操作規(guī)程xx.04.04
23消防管理制度xx.04.05
24消防設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.04.06
25弱電設備(設施)運行管理規(guī)定xx.04.07
26弱電設備(設施)操作規(guī)程xx.04.08
27弱電設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.04.09
28弱電設備(設施)安全管理制度xx.04.10
29電梯設備監(jiān)管辦法xx.05.01
30電梯故障緊急預案xx.05.02
31供配電設備(設施)安全管理制度xx.06.01
32供配電設備(設施)運行管理規(guī)程xx.06.02
33供配電設備(設施)操作規(guī)程xx.06.03
34供配電設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.06.04
35電工安全操作守則xx.06.05
36給排水設備(設施)安全管理制度xx.07.01
37給排水設備(設施)運行管理規(guī)程xx.07.02
38給排水設備(設施)操作規(guī)程xx.07.03
39給排水設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.07.04
40管道維修工作規(guī)程xx.07.05
41房屋設備(設施)安全管理制度xx.09.01
42房屋設備(設施)運行管理規(guī)程xx.09.02
43房屋設備(設施)操作規(guī)程xx.09.03
44房屋設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.09.04
45房屋、設備設施巡視內容與要求xx.09.05
46設備完好率標準xx.09.06
47房屋、設施維修保養(yǎng)規(guī)程xx.09.07
48服務供方質量監(jiān)管規(guī)程xx.10.01
49雨
天防滑管理辦法xx.10.02
50業(yè)戶管理辦法xx.11.01
物業(yè)檔案管理制度11
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的.預算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進行標準化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。
2.2.7實行檔案管理工作檢查經�；�。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
物業(yè)檔案管理制度12
依據(jù)《中華人民共和國國檔案法》，結合企業(yè)實際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實行集中管理與分散管理相結合，即分別為公司、部門管理，專人負責檔案管理工作。公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、經辦人負責將辦完的.文件、資料及時歸檔。
二、文件資料點收、整理和歸檔
1、文件結案移送歸檔時，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。
2、文件如經過抽查，應有部門主管領導的簽認。
3、文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏，應立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作，按規(guī)定程序符合立卷標準要求，及時分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。
2、做好相關的防范措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，經領導審批后作銷毀處理。
四、檔案調、借閱
1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續(xù)，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復印或摘抄文件，須經領導批準。
2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還，經檔案管理人員檢查無誤后，立即歸入檔卷。
物業(yè)檔案管理制度13
一、總則
1.1 本制度是為了規(guī)范物業(yè)檔案室的管理，保證檔案的安全、完整、有效利用，提高檔案管理效率，滿足業(yè)主、員工和相關部門的需求。
1.2 本制度適用于物業(yè)管理公司及其下屬的所有物業(yè)項目。
二、檔案室的設立和管理
2.1 物業(yè)檔案室應設在安全、干燥、通風、防火的地方，距離易燃、易爆物品有一定的安全距離。
2.2 物業(yè)檔案室的設立應由物業(yè)管理公司提出申請，報公司領導審批后實施。
2.3 物業(yè)檔案室的日常管理工作由物業(yè)管理公司負責，包括檔案的收集、整理、保存、利用等。
2.4 物業(yè)檔案室的人員應具備一定的檔案管理和計算機操作知識，定期進行培訓和考核。
三、檔案的收集和整理
3.1 物業(yè)檔案室應及時收集各類檔案，包括業(yè)主信息、物業(yè)服務記錄、維修記錄、安全記錄等。
3.2 物業(yè)檔案室應對收集到的.檔案進行分類、編號、裝訂，建立檔案目錄。
3.3 物業(yè)檔案室應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。
四、檔案的保存和利用
4.1 物業(yè)檔案室應采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，保證檔案的安全保存。
4.2 物業(yè)檔案室應建立檔案借閱制度，對于需要借閱的檔案，應按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。
4.3 物業(yè)檔案室應積極為業(yè)主提供查詢服務，滿足其了解和使用物業(yè)信息的需求。
五、檔案的銷毀
5.1 物業(yè)檔案室應根據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司的規(guī)定，定期對過期或無用的檔案進行銷毀。
5.2 物業(yè)檔案室在銷毀檔案時，應進行登記，并采取相應措施，確保銷毀的安全和徹底。
六、附則
6.1 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
6.2 對本制度的修改和解釋權歸物業(yè)管理公司所有。
物業(yè)檔案管理制度14
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等
2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程
4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等
9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的.政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯(lián)網主頁介紹等。
物業(yè)檔案管理制度15
加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設施設備的檢查、維護、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。
(一)管理內容：
1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;
2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同(復印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等;
3、財務檔案：逐年形成的`財務收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;
4、文件檔案：有關物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，并嚴格執(zhí)行;
2、專人管理(由負責內勤的管理員擔任)，專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;
3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;
4、逐步實現(xiàn)智能化管理，計時可靠的掌握相關信息，提高管理水平。
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