檔案流程管理制度

　　在我們平凡的日常里，制度使用的情況越來(lái)越多，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線(xiàn)要求。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編整理的檔案流程管理制度，希望對大家有所幫助。

檔案流程管理制度1

　　一、工程技術(shù)資料:

　　1、項目取得資料(批文等);

　　2、各類(lèi)建筑許可證;

　　3、各類(lèi)圖紙;

　　4、開(kāi)竣工、綜合驗收等報告、通知、會(huì )議紀要;

　　5、物業(yè)接管驗收記錄;

　　6、其他合同、資料。

　　二、客戶(hù)資料:

　　1、前期服務(wù)協(xié)議;

　　2、交房清單;

　　3、業(yè)主(客戶(hù))入住驗房表;

　　4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設]申請、人員出入登記、裝修違規記錄);

　　5、家庭情況登記;

　　6、租戶(hù)資料。

　　三、維修資料:

　　1、任務(wù)單;

　　2、報修、約修記錄。

　　四、安全維護管理資料:

　　1、值勤記錄;

　　2、交接班記錄;

　　3、物品出入登記;

　　4、外來(lái)人員出入登記

　　5、車(chē)輛管理資料(包括情況、出入登記)。

　　五、設施、設備管理資料(包括消防):

　　1、購銷(xiāo)合同;

　　2、安裝圖紙;

　　3、說(shuō)明書(shū);

　　4、養護計劃;

　　5、運行、維修、養護、巡查記錄。

　　六、綠化管理資料:

　　1、圖紙;

　　2、承包合同;

　　3、養護工作計劃

　　;4、檢查記錄。

　　七、環(huán)境衛生管理資料:

　　1、工作計劃;

　　2、檢查記錄。

　　八、社區文化資料:

　　1、活動(dòng)計劃;

　　2、活動(dòng)通知;

　　3、活動(dòng)圖片。

　　九、業(yè)主反饋資料:

　　回訪(fǎng)記錄、投訴記錄、維修回訪(fǎng)記錄。

　　十、行政文件資料:

　　1、規章制度;

　　2、總結、通知、通報、決定等相關(guān)文件資料。

　　十一、業(yè)主委員會(huì )資料:

　　1、籌備、成立等文件資料;

　　2、會(huì )議紀要、決議等。

　　十二、財務(wù)管理資料:

　　各種收費資料(包括綜合服務(wù)費、日常維修費、車(chē)輛管理費等報表、單)。

　　●資料整理、歸檔:

　　按照市、省、全國住宅轄區物業(yè)管理綜合考核的.規定與物業(yè)管理檔案歸檔要求進(jìn)行整理,然后歸檔立卷。

　　●檔案借閱:

　　文檔查閱須經(jīng)檔案管理部門(mén)負責人批準。

　　●檔案的銷(xiāo)毀:

　　根據文檔的保存期限,定期對過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對已過(guò)期的檔案,經(jīng)主管領(lǐng)導核實(shí)報公司領(lǐng)導審批后予以銷(xiāo)毀,同時(shí)建立銷(xiāo)毀的文檔清單備查。

檔案流程管理制度2

　　物業(yè)項目業(yè)戶(hù)檔案管理流程

　　1、職責

　　(1)客服部負責業(yè)戶(hù)身份資料相關(guān)信息管理。

　　(2)工程部做好業(yè)戶(hù)裝修資料、各種圖紙管理。

　　(3)保安部做好業(yè)戶(hù)物品出入申請、車(chē)輛等相關(guān)資料管理。

　　2、工作程序

　　(1)管理要求

　�、�.業(yè)戶(hù)情況發(fā)生變更時(shí),應及時(shí)修訂檔案。

　�、�.業(yè)戶(hù)文件資料屬秘密級文件,原則上不得外借,如部門(mén)之間借閱,需得到部門(mén)主管的同意,填寫(xiě)相關(guān)借閱記錄。

　�、�.文件、資料要進(jìn)行合理歸檔,分類(lèi)整理。

　�、�.檔案要經(jīng)常進(jìn)行清理,以免資料堆積混亂,對過(guò)期的文件資料要及時(shí)清理。

　�、�.部門(mén)須指定專(zhuān)人負責,做到業(yè)戶(hù)檔案資料既服務(wù)于工作,又不向無(wú)關(guān)人員泄露。

　�、�.業(yè)戶(hù)的檔案資料必須保持完整性及完好性,杜絕丟失情況。

　　3、檔案管理

　　(1)當業(yè)戶(hù)的第一份資料(含內部流轉有關(guān)業(yè)戶(hù)的信息及業(yè)戶(hù)本身填報信息)轉到項目管理中心相關(guān)部門(mén)后,按一戶(hù)一檔的原則,立即建立相應業(yè)戶(hù)檔案。

　　(2)為便于管理,每一份業(yè)戶(hù)檔案資料需同時(shí)建立目錄篇(視工作需要,若資料很少,可以不做目錄),檔案的相關(guān)信息增減時(shí),需同時(shí)修改目錄。

　　(3)主管部門(mén)可依據本部門(mén)所存檔案資料的特點(diǎn)及性質(zhì),選擇適用于本部門(mén)的業(yè)戶(hù)檔案管理存放方式:

　�、�.客服部可采用掛牢分類(lèi)存放等方式,便于日常頻繁的查閱。

　�、�.工程部裝修圖紙采用檔案袋封存的方式。

　�、�.保安部可視每戶(hù)信息量的多少及使用頻率,選擇適合本部門(mén)工作的管理方式。

　�、�.各部門(mén)需依據要求,于當日完成歸檔工作,將檔案的增減登記《業(yè)戶(hù)檔案一覽表》中,交部門(mén)主管查閱。

　　(4)業(yè)戶(hù)發(fā)生變更后,原業(yè)戶(hù)的相關(guān)資料單獨存放,確認保管年限。超過(guò)保管年限后,經(jīng)部門(mén)主管查閱后審批后銷(xiāo)毀,并做好相關(guān)銷(xiāo)毀記錄。

　　(5)客服部主管每周一對照《業(yè)戶(hù)檔案一覽表》,對本部門(mén)上周建立的檔案進(jìn)行全面檢查或抽查,發(fā)理問(wèn)題及時(shí)予以指導,簽署相應評語(yǔ)。

　　(6)客服部每月5日前,將本部門(mén)上月各種檔案建立及管理情況,匯總成書(shū)面報告,由部門(mén)主管批閱后,上報項目經(jīng)理。

　　(7)項目經(jīng)理組織每半年對下屬部門(mén)進(jìn)行一次全面的檔案檢查,分別安排在每年的三月份及九月份。

　　(8)相關(guān)部門(mén)借閱檔案時(shí),需經(jīng)部門(mén)主管同意,辦理相關(guān)手續。

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