展會(huì )策劃書(shū)會(huì )展預備階段的文案
書(shū)會(huì )展預備階段的文案
第一節——會(huì )展預備階段的文案簡(jiǎn)介
一、 會(huì )展預備階段的文案的概念：
會(huì )展預備階段的文案是指一次會(huì )展從確定展覽題材、收集信息、進(jìn)行展覽項目立項策劃一直到會(huì )展正式開(kāi)幕前的預先準備階段涉及到的所有文本文案。
二、 會(huì )展預備階段的文案種類(lèi)：
一般來(lái)說(shuō)，會(huì )展預備階段的文案包括展會(huì )立項策劃書(shū)、展會(huì )項目立項可行性研究報告、參展說(shuō)明書(shū)、展會(huì )招展方案、展會(huì )招展函、招展進(jìn)度計劃、觀(guān)眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會(huì )費用預算表、展會(huì )宣傳推廣計劃、廣告文案等。
第二節 ——會(huì )展預備階段的文案寫(xiě)作
一、《展會(huì )立項策劃書(shū)》的寫(xiě)作
《展會(huì )立項策劃書(shū)》主要包括以下內容：
1、 辦展市場(chǎng)環(huán)境分析：包括對展會(huì )展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場(chǎng)的情況分析，對國家有關(guān)法律、政策的分析，對相關(guān)展會(huì )的情況的分析，對展會(huì )舉辦地市場(chǎng)的分析等。
2、 提出展會(huì )的基本框架：包括展會(huì )的名稱(chēng)和舉辦地點(diǎn)、辦展機構的組成、展品范圍、辦展時(shí)間、辦展頻率、展會(huì )規模和展會(huì )定位等。
3、 展會(huì )價(jià)格及初步預算方案。
4、 展會(huì )工作人員分工計劃。
5、 展會(huì )招展計劃
6、 展會(huì )招商計劃。
7、 展會(huì )宣傳推廣計劃。
8、 展會(huì )籌備進(jìn)度計劃。
9、 展會(huì )服務(wù)商安排計劃。
10、 展會(huì )開(kāi)幕和現場(chǎng)管理計劃。
11、 展會(huì )期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)計劃。
12、 展會(huì )結算計劃。
展會(huì )立項策劃書(shū)的寫(xiě)作要求：
1． 展會(huì )名稱(chēng)
展覽會(huì )的名稱(chēng)一般包括三個(gè)方面的內容：基本部分、限定部分和行業(yè)標識。如“第93屆中國出口商品交易會(huì )”，如果按上述三個(gè)內容對號入座，則基本部分是“交易會(huì )”，限定部分是“中國”和“第93屆”，行業(yè)標識是“出口商品”。
下面分別對這三個(gè)內容作一些說(shuō)明：
? 基本部分：用來(lái)表明展覽會(huì )的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會(huì )、博覽會(huì )、展銷(xiāo)會(huì )、交易會(huì )和“節”等。
? 限定部分：用來(lái)說(shuō)明展會(huì )舉辦的時(shí)間、地點(diǎn)和展會(huì )的性質(zhì)。
展會(huì )舉辦時(shí)間的表示辦法有三種：一是用“屆”來(lái)表示。二是用“年”來(lái)表示，三是用“季”來(lái)表示。如第三屆大連國際服裝節、2003年廣州博覽會(huì )、法蘭克福春季消費品展覽會(huì )等。在這三種表達辦法里，用“屆”來(lái)去示最常見(jiàn)，它強調展會(huì )舉辦的連續性。那些剛舉
辦的展會(huì )一般用“年”來(lái)表示。
展會(huì )舉辦的地點(diǎn)在展會(huì )的名稱(chēng)里也要有所體現，如第三屆大連國際服裝節中的“大連”。展會(huì )名稱(chēng)里體現展會(huì )性質(zhì)的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區”等。如第三屆大連國際服裝節中的“國際”表明本展會(huì )是一個(gè)國際展。
? 行業(yè)標識：用來(lái)表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節中的“服裝”表明本展會(huì )是服裝產(chǎn)業(yè)的展會(huì )。行業(yè)標識通常是一個(gè)產(chǎn)業(yè)的名稱(chēng)，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的某一個(gè)產(chǎn)品大類(lèi)。
2、展會(huì )地點(diǎn)
策劃選擇展會(huì )的舉辦地點(diǎn)，包括兩個(gè)方面的內容：一是展會(huì )在什么地方舉辦，二是展會(huì )在哪個(gè)展館舉辦。
策劃選擇展會(huì )在什么地方舉辦，就是要確定展會(huì )在哪個(gè)國家、哪個(gè)省或者是哪個(gè)城市里舉辦。
策劃選擇展會(huì )在哪個(gè)展館舉辦，就是要選擇展會(huì )舉辦的具體地點(diǎn)。具體選擇在哪個(gè)展館舉辦展會(huì )，要結合展會(huì )的展覽題材和展會(huì )定位而定。另外，在具體選擇展館時(shí)，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設施和服務(wù)如何等因素。
3、辦展機構
辦展機構是指負責展會(huì )的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機構可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會(huì )、政府部門(mén)和新聞媒體等。
根據各單位在舉辦展覽會(huì )中的不同作用，一個(gè)展覽會(huì )的辦展機構一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。
主辦單位：擁有展會(huì )并對展會(huì )承擔主要法律責任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會(huì )的'所有權。
承辦單位：直接負責展會(huì )的策劃、組織、操作與管理，并對展會(huì )承擔主要財務(wù)責任的辦展單位。
協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負責展會(huì )的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔展會(huì )的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。
支持單位：對展會(huì )主辦或承辦單位的展會(huì )策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。
4、辦展時(shí)間
辦展時(shí)間是指展會(huì )計劃在什么時(shí)候舉辦。辦展時(shí)間有三個(gè)方面的含義：一是指舉辦展的具體開(kāi)展日期。二是指展會(huì )的籌展和撤展日期。三是指展會(huì )對觀(guān)眾開(kāi)放的日期。
展覽時(shí)間的長(cháng)短沒(méi)有一個(gè)統一的標準，要視不同的展會(huì )具體而定。有些展會(huì )的展覽時(shí)間可以很長(cháng)，但對于占展會(huì )絕大多數的專(zhuān)業(yè)貿易展來(lái)說(shuō)，展期一般是5天左右為宜。
5、展品范圍
展會(huì )的展品范圍要根據展會(huì )的定位、辦展機構的優(yōu)劣勢和其他多種因素來(lái)確定。
根據展會(huì )的定位，展品范圍可以包括一個(gè)或者是幾個(gè)產(chǎn)業(yè)，或者是一個(gè)產(chǎn)業(yè)中的一個(gè)或幾個(gè)產(chǎn)品大類(lèi)，例如，“博覽會(huì )”和“交易會(huì )”的展品范圍就很廣，如“廣交會(huì )”的展品范圍就超過(guò)10萬(wàn)種，幾乎是無(wú)所不包。
6、辦展頻率
辦展頻率是指展會(huì )是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的實(shí)際情況看，一年舉辦一次的展會(huì )最多，約占全部展會(huì )數量的80％，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會(huì )也不少，不定期舉辦的展會(huì )已經(jīng)是越來(lái)越少了。
辦展頻率的確定受展覽題材所在產(chǎn)業(yè)的特征的制約。我們知道，幾乎每個(gè)產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品都有一個(gè)生命周期，產(chǎn)品的生命周期對展會(huì )的辦展頻率有重大影響。
產(chǎn)品的投入期和成長(cháng)期是企業(yè)參屜的黃金時(shí)期，展會(huì )的辦展頻率要牢牢抓住這兩個(gè)時(shí)期。
7、 展會(huì )規模
展會(huì )規模包括三個(gè)方面的含義：一是展會(huì )的展覽面積是多少，二是參展單位的數量是多少，三是參觀(guān)展會(huì )的觀(guān)眾有多少。在策劃舉辦一個(gè)展會(huì )時(shí)，對這三個(gè)方面都要作出預測和規劃。
在規劃展會(huì )規模時(shí)，要充分考慮產(chǎn)業(yè)的特征。展會(huì )規模的大小還會(huì )受到會(huì )觀(guān)眾數量和質(zhì)量的限制。
8、展會(huì )定位
通俗地講，展會(huì )定位就是要清晰地告訴參展企業(yè)和觀(guān)眾本展會(huì )“是什么”和“有什么”，具體地說(shuō)，展會(huì )定位就是辦展機構根據自身的資源條件和市場(chǎng)競爭狀況，通過(guò)建立和發(fā)展展會(huì )的差異化競爭優(yōu)勢，使自己舉辦的展會(huì )在參展企業(yè)和觀(guān)眾的心目中形成一個(gè)鮮明而獨特的印象的過(guò)程。
展會(huì )定位要明確展會(huì )的目標參展商和觀(guān)眾、辦展目標、展會(huì )的主題等。
9．展會(huì )價(jià)格和展會(huì )初步預算
在制定展會(huì )的價(jià)格時(shí)，一般遵循“優(yōu)地優(yōu)價(jià)”的原則，即那些便于展示和觀(guān)眾流量大的展位的價(jià)格往往要高一些。展會(huì )初步預算是對舉辦展會(huì )所需要的各種費用和舉辦展會(huì )預期以獲得的收入進(jìn)行的初步預算。
在策劃舉辦展會(huì )時(shí)，要根據市場(chǎng)情況給展會(huì )確定一個(gè)合適的價(jià)格，這樣對吸引目標參展商參加展會(huì )十分重要。
10、人員分工、招展招商和宣傳推廣計劃
人員分工計劃、招展計劃、招商和宣傳推廣計劃是展會(huì )的具體實(shí)施計劃，這四個(gè)計劃在具體實(shí)施時(shí)會(huì )互相影響。
人員分工計劃是對展會(huì )工作人員的工作進(jìn)行統籌安排。
招展計劃主要是為招攬企業(yè)參展而制定的各種策略、措施和辦法。
招商計劃主要是為招攬觀(guān)眾參觀(guān)展會(huì )而制定的各種策略、措施和辦法。
宣傳推廣計劃則是為建立展會(huì )品牌和樹(shù)立展會(huì )形象，并同時(shí)為展會(huì )的招展和招商服務(wù)的。
11、展會(huì )進(jìn)度計劃、現場(chǎng)管理計劃和相關(guān)活動(dòng)計劃
展會(huì )進(jìn)度計劃是在時(shí)間上對展會(huì )的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進(jìn)行的統籌安排。它明確在展會(huì )的籌辦過(guò)程中，到什么階段就應該完成哪些工作，直到展會(huì )成功舉辦。展會(huì )進(jìn)度計劃安排得好，展會(huì )籌備的各項準備工作就能有條不紊地進(jìn)行。
展會(huì )相關(guān)活動(dòng)計劃是對準備在展會(huì )期間同期舉辦的各種相關(guān)活動(dòng)作出的計劃安排。與展會(huì )同期舉辦的相關(guān)活動(dòng)最常見(jiàn)的有技術(shù)交流會(huì )、研討會(huì )和各種表演等，它們是展會(huì )的有益補充。
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