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會(huì )議記錄及紀要的寫(xiě)作
會(huì )議紀要與會(huì )議記錄是兩個(gè)不同的概念，二者的區別十分明顯。從應用寫(xiě)作和文字處理的角度來(lái)探析，二者截然不同。下文是會(huì )議記錄及紀要的寫(xiě)作，歡迎閱讀!
一、會(huì )議記錄及紀要的含義
會(huì )議記錄是根據會(huì )議的宗旨、會(huì )議的進(jìn)展、會(huì )議討論的問(wèn)題、研究的事項、提出的意見(jiàn)和作出的決定，為了某種目的，對會(huì )議過(guò)程及發(fā)言所作記錄的一種紀實(shí)性文書(shū)。同時(shí)，還包括在開(kāi)會(huì )過(guò)程中原始記錄的基礎上，經(jīng)過(guò)分析、綜合、提煉、歸納整理而形成的會(huì )議紀要。在部隊工作中，有些會(huì )議，如辦公會(huì )、座談會(huì )等等，一般都要將研究、決定的問(wèn)題整理出來(lái)，寫(xiě)成會(huì )議紀要，用以反映會(huì )議的基本情況、主要精神和中心內容，也可以向上級機關(guān)匯報會(huì )議情況，及時(shí)向與會(huì )代表、有關(guān)單位和下屬機關(guān)分發(fā)，便于傳達和貫徹執行。會(huì )議紀要介于“決議”和“簡(jiǎn)報”之間，兼有通報情況和借以指導、推動(dòng)工作的作用。它不如“決議”那樣莊重，但又較“簡(jiǎn)報”更具有指導意義。從一定意義上說(shuō)，機關(guān)公文寫(xiě)作中關(guān)于會(huì )議的文本，最具挑戰性的就是會(huì )議紀要。
會(huì )議紀要與會(huì )議記錄的區別就在于是否經(jīng)過(guò)綜合提煉整理。會(huì )議紀要雖然也是記載會(huì )議精神和議定事項的公文，但其是對會(huì )議的討論事項，擇其要點(diǎn)進(jìn)行歸納整理，以通報會(huì )議精神，統一認識，指導工作，而不僅僅是留存檔案。會(huì )議紀要可上呈可下達，也可批轉和轉發(fā)。
根據會(huì )議的性質(zhì)，可以把會(huì )議紀要分為四種類(lèi)型：
(1)例會(huì )型。這類(lèi)紀要適用于研究處理日常行政事務(wù)的例行會(huì )議。例會(huì )型紀要側重于記載會(huì )議決定的事項，寫(xiě)法比較簡(jiǎn)單。通常用專(zhuān)門(mén)格式印發(fā)給有關(guān)部門(mén)，作為機關(guān)工作的依據。
(2)決議型。這類(lèi)紀要適用于比較重要的工作會(huì )議。側重記載會(huì )議形成的決議。其特點(diǎn)是政策性強，具有指示、決定的性質(zhì)，其內容有關(guān)單位必須遵照執行。如《全軍軍事工作會(huì )議紀要》就屬這種類(lèi)型。
(3)專(zhuān)題型。這類(lèi)紀要適用于專(zhuān)門(mén)研究解決某一重要問(wèn)題而召開(kāi)的會(huì )議，側重記載會(huì )議的結論性意見(jiàn)。
(4)綜合型。這類(lèi)紀要的特點(diǎn)是全面概括會(huì )議精神，全方位反映會(huì )議概況，既歸納一致性意見(jiàn)，也反映分歧性意見(jiàn)，適用于學(xué)術(shù)性會(huì )議和座談會(huì )，各類(lèi)司令機關(guān)一般都很少使用。
二、會(huì )議記錄及紀要的內容
會(huì )議記錄和會(huì )議紀要的寫(xiě)作所包含內容基本相同，主要有以下兩個(gè)大的方面：
(一)會(huì )議的組織情況
會(huì )議記錄和會(huì )議紀要都首先必須寫(xiě)明會(huì )議的組織情況。通常會(huì )議的組織情況包括以下八個(gè)方面：
1、會(huì )議的名稱(chēng)和次數。會(huì )議的名稱(chēng)和次數，一般就是會(huì )議記錄的標題，大都由“單位名稱(chēng)+次數+會(huì )議性質(zhì)+記錄”等關(guān)鍵詞組成，如《××集團軍××次辦公會(huì )議記錄》、《××軍分區人武部工作經(jīng)驗交流會(huì )議紀錄》等。另一種是由“會(huì )議名稱(chēng)+文種名稱(chēng)”組成，一般是會(huì )議名稱(chēng)在前，文種名稱(chēng)在后。如《全軍先進(jìn)食堂現場(chǎng)座談會(huì )紀要》、《陸軍××軍××團思想政治工作會(huì )議紀要》等。由于會(huì )議記錄往往都是專(zhuān)用的，因此，在整理成會(huì )議記錄文本時(shí)，有時(shí)單位的名稱(chēng)可以省略。即使是會(huì )議紀要，只要不報送上級機關(guān)，有時(shí)單位名稱(chēng)也可以略去。
2、開(kāi)會(huì )的時(shí)間。會(huì )議記錄必須寫(xiě)清楚會(huì )議召開(kāi)的年、月、日，重要的會(huì )議還應反映出具體的起止時(shí)間，如上午8時(shí)30分至10時(shí)30分等。
3、開(kāi)會(huì )地點(diǎn)。會(huì )議記錄要寫(xiě)清楚會(huì )議召開(kāi)的具體地點(diǎn)，如××會(huì )議室，必要時(shí)還應注明其所在地。
4、出席人。出席人少時(shí)，應寫(xiě)清楚出席者的姓名、職務(wù);出席人多時(shí)，可以只寫(xiě)出席人的范圍，如團職(含團級)以上干部;重要的會(huì )議，為了便于日后考查，可另設簽到簿，并隨同會(huì )議記錄一并保存。
5、缺席人。小型會(huì )議，缺席人數較少的時(shí)候，要寫(xiě)清具體人名，并簡(jiǎn)要注明原因。大型會(huì )議的缺席人數，必須具體。
6、列席人。小型會(huì )議要寫(xiě)明列席人的姓名、職務(wù);大型會(huì )議要注明列席者的范圍及人數。
7、主席或主持人。要寫(xiě)明主持人的姓名、職務(wù)。
8、紀錄人。會(huì )議記錄必須寫(xiě)明記錄人的姓名、職務(wù)，多人參與的會(huì )議記錄，要注明每個(gè)人。
以上八項內容，要求會(huì )議記錄人員在會(huì )議正式開(kāi)始之前就要寫(xiě)好。
(二)記錄會(huì )議的內容
會(huì )議記錄的主體部分主要有會(huì )議議題、領(lǐng)導人的報告、討論情況、形成的決議和主持人的總結幾項基本內容。
會(huì )議主體部分的記錄方法有兩種：一種是詳細記錄;一種是摘要記錄。
1、詳細記錄。詳細記錄主要用于重要會(huì )議。重要會(huì )議討論、研究的問(wèn)題比較復雜，要求盡可能地記下發(fā)言者的原話(huà)，即怎么講的，就怎么記，特別重要的發(fā)言，不僅要完整無(wú)遺地記錄發(fā)言?xún)热�，而且最好要記下發(fā)言者的語(yǔ)氣姿態(tài)。
重要會(huì )議的詳細記錄，記錄人必須把握以下三點(diǎn)：一是記載會(huì )議中有爭議的問(wèn)題和分歧意見(jiàn)時(shí)，應將爭議、分歧的焦點(diǎn)及有關(guān)人員發(fā)言爭論的觀(guān)點(diǎn)，詳細記下;二是記錄會(huì )議中的關(guān)鍵問(wèn)題、要害問(wèn)題時(shí)，應將有關(guān)人員的發(fā)言詳細記下;三是記錄會(huì )議決議時(shí)，應詳細記錄表決情況，對異議、棄權等情況要予以實(shí)錄，以備考查。對會(huì )議的決議性?xún)热�，在�?huì )議結束前，記錄人應念給與會(huì )人員聽(tīng)，以便對決議事項推敲得更準確。有些詳細記錄，必要時(shí)會(huì )后應加以整理，爾后記錄人送會(huì )議主持人審閱并視情公布和印發(fā)，但原記錄不得毀掉，應全文存檔以備核查。
2、摘要紀錄。摘要記錄主要用于一般會(huì )議。在沒(méi)有分歧和爭議的情況下，只需摘記關(guān)鍵內容和重點(diǎn)發(fā)言，如在會(huì )上報告了什么事情，討論了什么問(wèn)題，做出了什么決議，哪些人發(fā)了言，等等。
會(huì )議紀要的基本內容，除了保持會(huì )議記錄的基本要點(diǎn)外，還必須突出三個(gè)方面：(1)會(huì )議概況。一般包括會(huì )議的宗旨(目的)、時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì )議的單位和人員、召開(kāi)會(huì )議的單位或主持人;會(huì )議的主要議題，專(zhuān)門(mén)會(huì )議還要寫(xiě)會(huì )議的簡(jiǎn)要經(jīng)過(guò)，對會(huì )議所作總的估價(jià)等等。(2)會(huì )議的成果。按照議題的層次，包括會(huì )議當中與會(huì )者對哪些問(wèn)題展開(kāi)了討論，討論氣氛和情況如何，哪些問(wèn)題取得了一致認識，并得出了什么結論，提出了什么意見(jiàn)和建議，哪些意見(jiàn)和建議需要與會(huì )者回去傳達、貫徹等等。(3)遺留問(wèn)題。這部分包括會(huì )議涉及到但未得到徹底解決的問(wèn)題和應該涉及但未來(lái)得及討論研究的問(wèn)題。寫(xiě)遺留問(wèn)題是“會(huì )議紀要”與“會(huì )議決議”不同的一個(gè)表現，可以說(shuō)這是會(huì )議紀要的內容特點(diǎn)�！皼Q議”中所寫(xiě)的內容必須是取得一致意見(jiàn)并得出一致的結論的問(wèn)題，而紀要則不然。凡是涉及的問(wèn)題，特別是重要問(wèn)題，不論是否被討論，也不管是否取得一致意見(jiàn)，一般應該在紀要中扼要記下。當然，有的紀要是不記遺留問(wèn)題的。
三、會(huì )議記錄及紀要的格式
(一)會(huì )議記錄的基本要素與格式
會(huì )議記錄的基本要素包括會(huì )議名稱(chēng);會(huì )議時(shí)間;會(huì )議地點(diǎn);記錄人;出席與列席會(huì )議人員;缺席人員;會(huì )議主持人;審閱;簽字;主要議題;發(fā)言記錄等方面。
會(huì )議記錄的基本格式如下：
司令部辦公會(huì )議記錄
時(shí)間：一九年月日時(shí)
地點(diǎn)：司令部辦公樓五樓大會(huì )議室
出席人：……
缺席人：
主持人：參謀長(cháng)
記錄人：軍務(wù)處劉參謀
主持人發(fā)言：(略)
與會(huì )者發(fā)言：：……………………………………………
散會(huì )時(shí)間：
主持人：(簽名)
記錄人：(簽名)
(本會(huì )議記錄共頁(yè))
(二)會(huì )議紀要的基本格式
會(huì )議紀要作為在會(huì )議紀錄的基礎上，分析、綜合、提煉、整理而成的一種紀實(shí)性文書(shū)，其基本格式是在會(huì )議記錄基礎上的，形成由標題、正文和結尾三部分組成的公用文書(shū)。
1、標題。一種是由會(huì )議名稱(chēng)加文種名稱(chēng)。一般是會(huì )議名稱(chēng)在前，文種名稱(chēng)在后。如：《全軍先進(jìn)食堂現場(chǎng)座談會(huì )紀要》、《陸軍××軍××團思想政治工作會(huì )議紀要》;一種是由機關(guān)名稱(chēng)、會(huì )議性質(zhì)加文種名稱(chēng)。如：《××軍區后勤部辦公會(huì )議紀要》、《××軍分區人武部工作經(jīng)驗交流會(huì )議紀要》。
2、正文。會(huì )議紀要的正文分開(kāi)頭、主體和結尾三個(gè)部分。
(1)開(kāi)頭，一般寫(xiě)會(huì )議概況，包括召開(kāi)會(huì )議的依據(如上級的什么指示，黨、國家和軍隊的什么形勢，某項工作的需要等等)，召開(kāi)會(huì )議的目的(即旨在解決什么問(wèn)題)，會(huì )議的具體起止時(shí)間和地點(diǎn)，會(huì )議的全稱(chēng)，與會(huì )范圍(包括哪些單位的哪些人員)，參加會(huì )議的主要領(lǐng)導人，在會(huì )上作過(guò)講話(huà)或指示的摘要;會(huì )議的基本議程(或議題)和主要活動(dòng)，會(huì )議結果(即達到了什么目的，作出了什么決議;如重要會(huì )議，還要有要作出基本估價(jià))。
(2)主體，是會(huì )議紀要的骨于，主要內容，一般應寫(xiě)會(huì )議進(jìn)展的主要情況，會(huì )議研究的問(wèn)題，報告和發(fā)言的主要精神和要點(diǎn)，對各項議程的討論意見(jiàn)和結果，會(huì )議提出的今后的任務(wù)和要求等等，都要在這一部分反映出來(lái)。
(3)結尾，通常是寫(xiě)會(huì )議提出的希望、號召，以便有關(guān)單位認真貫徹會(huì )議精神，努力完成各項任務(wù)。
需要說(shuō)明的是，有的會(huì )議紀要整理出來(lái)后，往往以會(huì )議簡(jiǎn)報的形式發(fā)表，這時(shí)的格式就必須與會(huì )議簡(jiǎn)報格式相融合。由于會(huì )議簡(jiǎn)報及其格式在本書(shū)前面已經(jīng)介紹過(guò)，因此，后面介紹例文時(shí)，我們只是介紹會(huì )議紀要的內容寫(xiě)作摹本，不涉及會(huì )議紀要整理完成后的上送或下發(fā)格式。
四、會(huì )議記錄及紀要的寫(xiě)作要求
(一)會(huì )議記錄的寫(xiě)作要求
會(huì )議記錄，不是記錄者主觀(guān)思考的產(chǎn)物，而是純客觀(guān)的記載，它不需要布局謀篇，不需要縝密構思，只需要記錄者如實(shí)記載。因此，會(huì )議紀錄有如下幾方面的要求：
1.內容要準確。要如實(shí)地記錄與會(huì )者的發(fā)言，不論是詳細記錄，還是概要記錄，都必須忠實(shí)原意，不允許有一絲一毫主觀(guān)因素的參入，不得添加記錄者的觀(guān)點(diǎn)、主張，不得斷章取義，尤其是會(huì )議決定之類(lèi)的東西，更不能有絲毫出入。要真實(shí)地、客觀(guān)地反映會(huì )議的基本情況和主要精神。
2.不遺漏要點(diǎn)。記錄的詳細與簡(jiǎn)略，要根據情況決定。一般地說(shuō)，決議、建議、問(wèn)題和發(fā)言人的觀(guān)點(diǎn)、論據材料等要記得具體、詳細。一般情況的說(shuō)明，可抓住要點(diǎn)，略記大概意思。
3.首尾始終如一。始終如一是記錄者應有的態(tài)度。這是指記錄人從會(huì )議開(kāi)始到會(huì )議結束都要認真負責地記到底，不能會(huì )議開(kāi)始記得認真詳細，會(huì )議接近尾聲就記馬虎了。
4.嚴格按照格式。會(huì )議記錄的格式，是體現記錄的規范性、嚴肅性的基本形式，必須嚴格遵守。凡是發(fā)言，都要把發(fā)言人的名字寫(xiě)在前;一定要先發(fā)言記錄于前，后發(fā)言記錄于后;記錄發(fā)言時(shí)要掌握發(fā)言的質(zhì)量，重點(diǎn)要詳細，重復的可略記。決議、建議、問(wèn)題或發(fā)言人的新觀(guān)點(diǎn)在通常情況下都嚴格記具體、記詳細。
此外，做會(huì )議記錄，記錄速度要快。要專(zhuān)心致志，集中注意力，認真聽(tīng)取與會(huì )者的發(fā)言。這就要求記錄人平時(shí)多注意聽(tīng)力和速寫(xiě)的訓練，多聽(tīng)快寫(xiě)，耳聰手巧，久而久之，就會(huì )應付自如。
(二)會(huì )議紀要的寫(xiě)作要求
會(huì )議紀要除了保持會(huì )議記錄的原始風(fēng)格和撰寫(xiě)要求外，還應突出以下幾點(diǎn)：
一是記實(shí)。會(huì )議紀要必須如實(shí)地反映會(huì )議的基本情況和主要精神。撰寫(xiě)者只能取舍、概括、提煉與會(huì )者的發(fā)言，不能以主觀(guān)愿望或某個(gè)領(lǐng)導人的意圖隨意增加會(huì )上根本沒(méi)有涉及的內容，更不能以變換角度或斷章取義的手段篡改與會(huì )者的觀(guān)點(diǎn)，變更會(huì )議的中心議題。那樣做實(shí)際上是弄虛作假，是不正派的作風(fēng)。
二是精要。紀要必須真正摘其“要”而記之。撰寫(xiě)紀要應抓住會(huì )議的中心議題，認真分析研究與會(huì )者的發(fā)言，提綱挈領(lǐng)地反映會(huì )議的重要成果。切忌“眉毛胡子一把抓”，或者硬在不同觀(guān)點(diǎn)中求平衡。那樣寫(xiě)，不僅會(huì )使紀要冗長(cháng)拖沓，主次不分，甚至會(huì )導致主次顛倒，使已經(jīng)解決的主要問(wèn)題得不到充分反映，次要問(wèn)題反客為主，以至降低紀要的質(zhì)量，嚴重的可能會(huì )造成思想混亂，帶來(lái)相反的效果。
三是理性。紀要所使用的材料和闡述的道理要有充分的說(shuō)服力。這就要求在起草時(shí)，對會(huì )議發(fā)言者的某些觀(guān)點(diǎn)認真加以研究，他們所引用的材料要加以核對。因為與會(huì )者所講的情況，不少是憑記憶即興發(fā)言，難免有不準確的地方，如果不加以核對，寫(xiě)出的正式紀要就有可能產(chǎn)生副作用。與會(huì )者發(fā)言中講的道理，常有不夠完善的地方，撰寫(xiě)的同志，可以在會(huì )下給予提醒，使其觀(guān)點(diǎn)更完善、更準確，并將其寫(xiě)進(jìn)紀要中。切忌那種照貓畫(huà)虎、照相式的“純客觀(guān)”反映。這樣做的結果，表面看似乎忠于會(huì )上的發(fā)言，實(shí)則是一種不負責任的態(tài)度，最終與會(huì )者也是不會(huì )滿(mǎn)意的。
此外，會(huì )議紀要在語(yǔ)言表述上也有獨到的特點(diǎn)，常用名詞“會(huì )議”是作第一人稱(chēng)出現，并當作主語(yǔ)使用。如“會(huì )議認為”、“會(huì )議要求”、“會(huì )議回顧了”、“會(huì )議指出”、“會(huì )議強調”、“會(huì )議決定”、“會(huì )議希望”等。在反映發(fā)言?xún)热輹r(shí)，若需指名道姓，往往用“某某指出”、“某某強調”、“某某表示”等說(shuō)法。這些用語(yǔ)要根據表述內容，靈活應用，做到恰到好處。
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