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發(fā)送催款函需要注意哪些事項
催款函是一種催交款項的文書(shū)，是交款單位或個(gè)人在超過(guò)規定期限，未按時(shí)交付款項時(shí)使用的通知書(shū)。那么發(fā)送催款函需要注意哪些事項?下面就隨小編一起了解了解吧。
發(fā)送催款函需要注意哪些事項
催款函是一種催交款項的文書(shū)，是交款單位或個(gè)人在超過(guò)規定期限，未按時(shí)交付款項時(shí)使用的通知書(shū)。催款方在制作中應注意以下事項：
一、催款函應包括以下內容：
1、欠款方名稱(chēng)
2、欠款事項
3、欠款時(shí)間
4、欠款原因
5、欠款金額
6、發(fā)票編號
7、催款方的銀行賬號
8、最后付款期限
二、催款函催款方的信息要明確方便欠款方還款，包括以下：
1、催款方的聯(lián)系人
2、聯(lián)系電話(huà)
3、聯(lián)系地址
三、催款函催款的語(yǔ)氣，根據催款性質(zhì)不同，注意如下：
1、通知催款函欠款方并告知付款時(shí)間將要到或已經(jīng)到，讓對方企業(yè)準時(shí)付款。此時(shí)是通知性質(zhì)，催促語(yǔ)氣不宜強烈。
2、催款函欠款方未按時(shí)付款或已長(cháng)時(shí)間拖延付款，收款方不僅是通知，更有嚴重警告的意思，催促語(yǔ)氣比前者強烈，催款的內容、時(shí)間更為明確。
出于保持催款單位與欠款方的友好合作關(guān)系，催款函可以分階段發(fā)出，如第一階段予以提醒，第二階段直接催款，第三階段“最后通牒”。
四、催款函尾部寫(xiě)明催款方的處理意見(jiàn)
在催款函尾部可以增加欠款方經(jīng)催款函提醒仍不付款，催款方可根據相關(guān)規定(如合同約定、銀行規定)加收罰金，或是通過(guò)法律途徑解決付款事宜。
綜上，發(fā)送催款函的目的是向欠款方催收款項，在書(shū)寫(xiě)過(guò)程中，催收方必須對催款函上的各項內容給予明確，尤其是欠款時(shí)間、欠款金額、催款方的銀行賬號、最后付款期限等，方便欠款方還款，從而最大限度的保障催款方的合法利益。
催款函的形式
�、俦愫剑阂孕藕男问綄�(xiě)作。
�、诒砀袷剑喝藗冊陂L(cháng)期實(shí)踐基礎上約定俗成的固定表格，使用時(shí)直接填寫(xiě)即可。
催款函的作用
�、俨樵�(xún)：催款函可以及時(shí)了解對方單位拖欠款的原因，溝通信息，以便采取相應的對策和措施，協(xié)調雙方的關(guān)系。
�、诖呤眨簜鶛喾綖榱思铀儋Y金流動(dòng)以及合理周轉，擴大再生產(chǎn)，會(huì )對債務(wù)有意或無(wú)意拖欠付款的行為采取催款措施。通過(guò)催款可以及時(shí)追回拖欠款，盡可能避免或減少經(jīng)濟損失。
�、蹜{證：如果由于拖欠付款給債權方造成了實(shí)際經(jīng)濟損失，催款函又可以起到記載憑證作用，即當催款單位在想有關(guān)方面提出追查對方的經(jīng)濟責任時(shí)，催款函可以作為一種有力的憑證。
催款函的結構
催款函的結構一般由標題和編號、催款和欠款單位的名稱(chēng)和賬號、催收內容、處理意見(jiàn)、落款等五部分組成。
(1)標題和編號
如果催收的是緊急的款項，可在標題前寫(xiě)上“緊急”二字。標題一般要注明編號，以便于查詢(xún)和聯(lián)系，并且一旦發(fā)生了經(jīng)濟糾紛而走上法庭時(shí)，它也是一份有力的憑證。也有的不編號
(2)催款和欠款單位的名稱(chēng)和賬號
催款函要清楚、準確地寫(xiě)上雙方單位的全稱(chēng)和賬號。必要時(shí)，要寫(xiě)明催款單位的地址、電話(huà)及經(jīng)辦人的姓名，若是銀行代辦催款的，還必須寫(xiě)明雙方開(kāi)戶(hù)銀行的名稱(chēng)及雙方賬號名稱(chēng)和賬號。
(3)催收內容
這是催款函的主體部分，應清楚、準確、簡(jiǎn)明地寫(xiě)出雙方發(fā)生往來(lái)的原因、日期、發(fā)票號碼、欠款的金額及拖欠的情況，比便使受文單位明確情況，及時(shí)地交款。
(4)處理意見(jiàn)
催款方在催款函上提出處理辦法和意見(jiàn)。這種意見(jiàn)一般都是從以下三個(gè)方面予以說(shuō)明：
�、僖笄房顟�(hù)說(shuō)明拖欠的原因。
�、谥匦麓_定一個(gè)付款的期限，希望對方按時(shí)如數交付欠款。
�、墼俅斡馄诓粴w還欠款將采取的罰金或其他措施。
(5)落款
寫(xiě)明催款單位的全稱(chēng)，并加蓋公章，然后注明發(fā)文日期。
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